A partir do momento em que um empregador tem seu primeiro contato com um possível funcionário, até o término do contrato de trabalho, é importante que os registros escritos relacionados ao funcionário sejam mantidos em um arquivo pessoal do funcionário sob o nome de cada funcionário. Esses arquivos de emprego, se mantidos corretamente, podem servir potencialmente para proteger o empregador da responsabilidade futura por violações de leis trabalhistas e trabalhistas, como rescisão injusta ou discriminação no emprego.
Itens que você precisará
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Armários de arquivos de bloqueio ou uma sala segura com acesso limitado
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Pasta de arquivos
Entenda por que você precisa manter os arquivos pessoais dos funcionários. Este é o registro da empresa e do funcionário sobre o que ocorreu no local de trabalho. Os registros mantidos no arquivo pessoal podem servir para proteger o empregador em futuros procedimentos legais e ajudar a esclarecer mal-entendidos que possam ocorrer em questões políticas, questões de remuneração e benefícios, deveres e responsabilidades no trabalho, ações disciplinares ou corretivas e queixas.
Então, o que deve entrar em um arquivo pessoal de funcionários? Os documentos e registros a seguir devem ser mantidos por profissionais de recursos humanos, ou gerentes, em cada funcionário. Descrição do trabalho Candidatura de Trabalho Oferta de emprego Formulário de IRS W-4 Recebimento do manual do funcionário (Muitas vezes é uma boa idéia manter uma cópia do manual em si, especialmente quando está sujeito a alterações de tempos em tempos. Dessa forma, todos sabem quais foram os termos do manual assinado pelo funcionário). Quaisquer avaliações de desempenho dadas Formulários de inscrição para benefícios dos funcionários Prêmios Reclamações e elogios recebidos sobre o funcionário Ações disciplinares ou avisos * Registros de atendimento Recomenda-se que cada tipo diferente de registro tenha sua própria guia.
Registros médicos e formulários de imigração devem ser mantidos em arquivos separados. Como você não pode tomar decisões de emprego com base no status de imigração de uma pessoa, assumindo que tem o direito de trabalhar nos EUA, e o governo federal tem o direito de revisar o I-9, é melhor mantê-lo separado. Além disso, no que diz respeito aos registros médicos, o Americans with Disabilities Act (ADA) contém regras muito rígidas com relação à privacidade e acesso aos registros médicos pós-oferta, por isso é necessário mantê-los em um arquivo separado e arquivo com limitação Acesso. A ADA limita a divulgação de informações nesses registros aos supervisores, na medida em que o funcionário tenha limitações necessárias em suas funções ou necessite de acomodação; primeiros socorros em caso de atendimento médico de emergência; funcionários do governo e dos seguros em circunstâncias limitadas.
É importante que as informações incorretas no arquivo pessoal de um funcionário sejam corrigidas imediatamente após a notificação pela empresa de que as informações estão incorretas.
Os arquivos de funcionários do funcionário devem ser bloqueados e estarem disponíveis apenas para pessoas que tenham uma necessidade comercial legítima de ter acesso ao arquivo. Um gerente ou supervisor de primeira linha pode precisar de acesso para tomar decisões sobre promoções e ações disciplinares. Se alguém sem uma empresa legítima precisar acessar o arquivo quiser vê-lo, precisará de uma intimação válida. Caso contrário, os direitos de privacidade do funcionário podem ser violados.
Em geral, a lei não exige que você divulgue a um funcionário o que está em seu arquivo pessoal de funcionários sem uma solicitação apropriada do funcionário. É provavelmente uma prática de negócios melhor, no entanto, manter os funcionários informados sobre o que está em seus arquivos. Dessa forma, você não tem um funcionário marginal que fica surpreso quando é disciplinado ou encerrado. As exceções a essa regra geral são as disposições da Fair Credit Reporting Act (FCRA). Ele exige que você informe funcionários ou possíveis funcionários, se você estiver tomando uma ação adversa com base no que está contido em seu relatório de crédito.
Separado da questão do aviso aos funcionários do que está em seu arquivo de pessoal é a questão do acesso. Muitos estados exigem que os empregadores forneçam aos funcionários, e ex-funcionários, acesso ao arquivo pessoal do funcionário. É importante, como profissional de recursos humanos ou proprietário de uma empresa, que você se familiarize com a lei do seu estado a esse respeito. Como regra geral, porém, o acesso do funcionário deve ser razoável e sujeito a um membro da administração que esteja presente para garantir que nada seja feito ou alterado. Algumas leis estaduais permitem que o funcionário tenha cópias, se o fizer, peça a alguém da empresa que faça a cópia. Muitas vezes haverá limites do que o funcionário pode ver em seu arquivo pessoal. Se houver itens confidenciais, como cartas de referência, investigações criminais e outras informações que possam violar os direitos de privacidade de outra pessoa, eles podem ter o acesso negado a ela. É uma boa ideia manter esses itens em uma guia separada no arquivo pessoal do funcionário. Algumas leis estaduais podem permitir que o funcionário apresente contestações a ações disciplinares ou avaliações.
Dicas
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Mantenha uma cópia da lei estadual, se houver uma em seu estado, sobre o acesso aos arquivos pessoais de funcionários publicados ou à mão, na área onde esses arquivos são mantidos. Isso evitará conflitos entre a gerência e o funcionário sobre o que é e o que não é permitido.
Aviso
Todos os funcionários devem ser tratados da mesma maneira quando se trata de manutenção e acesso aos registros de pessoal. Qualquer desvio na prática pode sujeitar a empresa a litígios. Se você tiver alguma dúvida sobre como manter seus arquivos pessoais de funcionários, consulte um advogado.