Os líderes de uma organização sem fins lucrativos arquivam para a incorporação com o governo no estado em que estão localizados. O processo de incorporação exige que as organizações sem fins lucrativos forneçam informações sobre como e para que finalidade estão organizadas. Depois que uma organização sem fins lucrativos arquiva seus artigos de incorporação, ela se torna uma entidade legal, separada dos indivíduos que administram a organização sem fins lucrativos. Incorporação lhes dá responsabilidade pessoal limitada de ações judiciais e permite que a organização sem fins lucrativos para aplicar para o Internal Revenue Service para status de isenção fiscal.
Agentes Registrados
Um departamento dentro de uma secretaria de estado geralmente lida com registros de incorporação. Embora os requisitos variem entre os estados, existem alguns requisitos básicos para incorporação. Entre eles, o nome sem fins lucrativos de um indivíduo como seu agente registrado no estado em que está sendo incorporado. O objetivo do agente registrado é fornecer um endereço físico e legal onde uma ação judicial pode ser apresentada, se necessário, e receber comunicações oficiais do Estado em nome da organização sem fins lucrativos, como avisos fiscais.
Responsabilidades
Embora um agente registrado seja a pessoa que pode ser atendida com documentos judiciais, isso não significa que o próprio agente registrado esteja sendo processado. A responsabilidade do agente é dizer ao conselho de diretores da organização sem fins lucrativos que a organização sem fins lucrativos está sendo processada e manter a diretoria informada sobre as comunicações do estado.
Endereço Físico
Requisitos para quem pode ser um agente registrado varia um pouco entre os estados. Dependendo do estado, o agente registrado pode ser um diretor ou funcionário da organização sem fins lucrativos ou pode ser apenas alguém que reside no estado. Algumas organizações sem fins lucrativos usam o advogado que as ajuda com o processo de incorporação como seu agente registrado. Em qualquer caso, o agente registrado deve fornecer um endereço onde ele está fisicamente localizado, não uma caixa postal. A organização sem fins lucrativos não pode atuar como seu próprio agente registrado.
Fazendo negócios em outro estado
O agente registrado deve residir no estado em que a organização sem fins lucrativos está incorporando. Se uma organização sem fins lucrativos tem sua sede em um estado, mas faz negócios em outro estado e decide incorporar lá, deve nomear um agente registrado no estado em que está incorporando. Para atender a esse requisito, as organizações sem fins lucrativos às vezes compram os serviços de um agente registrado de um serviço de agente registrado.
Mudando Agentes
Organizações sem fins lucrativos devem manter o governo do estado informado de que seu agente registrado ou seu endereço foi alterado. O não cumprimento desse requisito pode fazer com que a organização sem fins lucrativos revogue seu status de incorporação. Os estados têm orientações diferentes sobre isso. Por exemplo, o estado de Vermont oferece às organizações sem fins lucrativos 120 dias para notificar o secretário de estado de que o agente registrado ou seu endereço foi alterado.
Renúncia
Agentes registrados podem renunciar. Como isso é tratado varia de acordo com o estado. Em Vermont, por exemplo, um agente registrado renuncia a qualquer momento informando a Divisão de Corporações do Secretário de Estado por escrito.
