Os sistemas de contabilidade informatizados incluem o uso de computadores e um aplicativo ou programa de software para ajudar as empresas a registrar, relatar e analisar informações financeiras. Esses sistemas seguem os mesmos princípios básicos pelos quais sistemas manuais operam. Aplicações de software fazem uso de livros contábeis, periódicos e outras ferramentas de contabilidade, bem como os tradicionais sistemas de contabilidade manual. No entanto, a contabilidade informatizada pode aumentar a eficácia e a eficiência do processo de contabilidade de uma empresa.
Fluxo de trabalho
Os sistemas de contabilidade informatizados aprimoram o fluxo de trabalho das informações financeiras de uma empresa. Em vez de usar funcionários para inserir transações financeiras no razão geral, os sistemas contábeis informatizados podem importar essas informações eletronicamente. Proprietários e gerentes também podem configurar procedimentos internos em um aplicativo de software de contabilidade para processar informações de acordo com regras e diretrizes específicas. Isso permite que os contabilistas passem mais tempo relatando e analisando informações, em vez de inserir os dados.
Segurança
Os proprietários e gerentes de empresas podem usar sistemas contábeis computadorizados para criar um ambiente mais seguro para suas informações financeiras. Os sistemas de contabilidade informatizados permitem que proprietários e administradores restrinjam o acesso de funcionários a determinadas informações financeiras. Isso garante que os funcionários não possam manipular informações ou usá-las para sua vantagem pessoal. Senhas, códigos de criptografia e outros recursos ajudam os gerentes a manter as informações seguras contra o uso inadequado. Organizações maiores também podem usar sistemas contábeis computadorizados para melhorar seus controles internos.
Relatórios
Em geral, o relatório é muito mais fácil quando se usa um sistema contábil informatizado. As empresas podem criar relatórios de custos, balancetes e demonstrações financeiras com o clique de um botão. Isso também ajuda os proprietários e gerentes a revisar mais rapidamente suas informações para garantir que sejam precisas, relevantes e oportunas. Os sistemas de contabilidade informatizados também permitem que proprietários e gerentes criem vários relatórios durante todo o período contábil. Relatórios múltiplos podem ajudar a criar um processo de revisão mais oportuno para garantir que não existam irregularidades nas informações contábeis ou financeiras da empresa.
