A Microsoft descreve o Calendário do Outlook como um "componente de calendário e agendamento totalmente integrado com email, contatos e outros recursos", permitindo que o usuário crie compromissos e eventos, organize reuniões, visualize agendas de grupo e execute outras tarefas. O Outlook também possui recursos de anotações, um diário e navegação na Web e permite que terceiros gerenciem calendários individuais e de empresas de locais remotos. O Outlook pode ser configurado e sincronizado com o PDA ou smartphone de um indivíduo para recursos em trânsito e gerenciamento de agendas.
Abra o Outlook usando um computador pessoal, PDA ou dispositivo smartphone. O Outlook abre para exibir a caixa de correio, aplicativo de email. Um do lado esquerdo da tela, localize a guia de calendário para acessar o aplicativo de calendário.
Clique na guia de calendário para abrir o aplicativo de agenda pessoal. O calendário mostrará muitas vezes o dia atual da semana ou o resumo da semana, listando todas as entradas ou compromissos anteriores de um indivíduo ou várias pessoas da empresa.
Localize o botão inicial na parte superior da tela e selecione novos itens no menu suspenso. Um evento, independentemente do tipo, é um novo item e cada novo evento deve ser inserido separadamente.
Selecione a guia de evento de dia inteiro se o evento ocorrer durante o dia inteiro. A maioria dos eventos terá um horário de início e término. Uma nova janela pop-up de evento será criada.
Digite um título de assunto para o evento no campo de assunto. O assunto é o que é exibido na exibição resumida do calendário depois que o evento é criado. Um local para o evento também terá que ser fornecido.
Clique no ícone Opções para indicar aos outros visualizadores do calendário o status do evento. Os indicadores de status são codificados por cores e incluem status Fora do escritório, ocupado, gratuito ou o status é provisório.
Selecione o horário de início e término do evento no menu suspenso. Se o evento durar vários dias, indique-o com os horários de início e término e o evento será exibido em vários dias na visualização de resumo Dia / Semana / Mês do calendário.
Clique no botão Salvar para salvar o evento adicionado e fechar a janela do navegador. O evento deve ser exibido na visualização de resumo Dia / Semana / Mês do calendário. Se o calendário estiver localizado em uma pasta pública, outras pessoas poderão visualizar o evento assim que ele for adicionado também.
Repita as etapas acima para cada evento. Os eventos não relacionados devem ser adicionados ao calendário individualmente. Clicar duas vezes em uma data da visualização de calendário Dia / Semana / Mês acessará um atalho para a janela pop-up do evento add-on.
