Agendamento é uma daquelas tarefas administrativas mundanas que ninguém quer fazer; no entanto, o fracasso em desenvolver uma maneira sistemática de registrar datas e marcos importantes pode arruinar os melhores planos estabelecidos. Um calendário principal deve incluir datas importantes, ser automatizado e incluir um sistema de agendamento para notificar as pessoas sobre as próximas datas. Para criar um calendário principal com eficiência, ele deve ser intuitivo, eficiente e ter procedimentos bem escritos para todos os usuários.
Designe uma pessoa para responsabilizar-se pela manutenção e pelo backup. Essa pessoa deve ser responsável por revisar e inserir datas-chave no calendário antes da distribuição.
Insira as datas e prazos finais. As datas finais são talvez a razão mais importante para criar e manter um calendário mestre comunal. Essas datas devem se destacar e ser digitadas em negrito, coloridas ou todas em maiúsculas.
Trabalhe com profissionais e equipe de suporte para determinar as datas de marcação antes do prazo. Isso depende da atividade e organização. Por exemplo, você pode fornecer um lembrete uma semana antes de uma reunião importante sobre orçamentos. No entanto, um happy hour em grupo pode exigir apenas um lembrete uma hora antes do evento. Você também vai querer construir a tempo para viajar se o evento não estiver no escritório imediato.
Determine um processo para informar os usuários sobre alterações. Isso pode ser um processo formal ou informal. No entanto, deve ser claramente descrito nos procedimentos. Você também precisará fornecer uma maneira de confirmar a alteração. Pode ser um email rápido com uma solicitação de confirmação para todos os funcionários ou participantes da reunião.
Forneça uma opção para incluir datas de acompanhamento. As datas de acompanhamento são datas que surgem como resultado de outra reunião. Ou seja, eles estão anexados a uma reunião original. Um exemplo seria um AR (ação necessária) para que o financiamento seja concluído antes da próxima reunião. A possibilidade de anexar datas de acompanhamento à reunião original é uma boa maneira de automatizar o processo e trazer mais eficiência para a próxima reunião ou evento.
Imprima o calendário principal em uma base diária e semanal e distribua. Isso é opcional dependendo da organização.
Coloque o calendário em um local central. Isso pode ser online, em um arquivo compartilhado ou em um boletim compartilhado.
