Você deseja que seus funcionários aproveitem o tempo de férias a seu critério, mas é seu trabalho assegurar que você tenha funcionários em todos os departamentos ao longo do ano, para que os negócios normais possam continuar. A única maneira de coordenar as férias dos funcionários é criar um calendário de férias mestre. Você pode usar vários programas de software on-line ou em seu computador para comparar cronogramas e gerenciar adequadamente o tempo de férias dos funcionários. Você também pode manter um calendário de papel, se preferir esse método.
Itens que você precisará
-
Programa de calendário
-
Modelo de calendário
Calendário eletrônico
Navegue até o software de calendário escolhido no seu computador ou na Internet. Vários programas estão disponíveis para a criação de um calendário eletrônico, incluindo programas de processamento de texto, software de calendário ou programas on-line.
Selecione a opção para adicionar um novo calendário e adicione um nome ao calendário de férias mestre da empresa. Salve-o no disco rígido ou no local desejado na rede ou na Internet, com base na seleção do software. Bloqueie os dias ou semanas em que os funcionários não possam tirar férias ou informar os gerentes sobre essa opção.
Crie os perfis para o seu software escolhido que determinam os privilégios e opções que as pessoas têm. Por exemplo, você e seu backup precisam de direitos administrativos globais para fazer todas as alterações, mas os gerentes só precisam adicionar eventos com horários de início e término que você aprova posteriormente. Adicione usuários e seus nomes de usuário ao programa e anexe o perfil correto a eles. Deixe os gerentes criarem suas senhas individuais ou adicionar uma senha genérica que possam ser alteradas. Finalmente, para tornar o calendário acessível a todos os funcionários, crie um perfil e uma senha com apenas as opções de visualização que qualquer funcionário pode usar. Se você tiver muitos funcionários, convém criar vários usuários genéricos e senhas com opções de exibição.
Faça um modelo eletrônico que os funcionários possam usar para solicitar tempo de férias de seus gerentes. Adicione um local para aprovação do gerente. Você pode criar este modelo a partir de um programa de processamento de texto ou planilha eletrônica. Disponibilize este modelo para todos os gerentes para dar aos seus funcionários quando eles precisarem solicitar férias.
Exigir que os gerentes de departamento aprove as solicitações de férias feitas pelos funcionários. Peça ao gerente que digite os pedidos de férias no calendário eletrônico, mas peça-lhes que enviem uma cópia da solicitação de férias aprovada para você. Algumas empresas exigem que os gerentes encaminhem essas solicitações quando chegam, enquanto outras podem exigir atualizações de solicitações de férias para o calendário em um dia específico da semana. Revise e aprove as férias adicionadas, conforme necessário.
Imprima uma cópia do calendário de férias mestre regularmente e publique-o no salão do empregado, na cozinha ou na sala de descanso.
Acompanhe todas as solicitações de férias para garantir que os funcionários tenham tempo nos livros de férias. Imprima solicitações de férias aprovadas e mantenha uma cópia em seus arquivos pessoais. Encaminhar uma cópia eletrônica do pedido de férias para folha de pagamento de seus registros.
Calendário de papel
Faça o download de um calendário gratuito na Internet ou selecione um modelo de calendário no programa de software escolhido. Imprima uma cópia deste calendário. Você também pode obter modelos de calendário em branco em lojas de material de escritório, se necessário. Poste o calendário em um local central, como a cozinha do escritório, a sala de descanso ou na sala de correspondência.
Bloqueie todas as semanas em que os funcionários não possam tirar férias. Você pode tornar cinza essas áreas ou colocar um X grande nos dias em que os funcionários não podem decolar.
Exigir que os funcionários anote suas solicitações de folga e encaminhe-as ao gerente para aprovação. Depois que o gerente aprovar, a solicitação é encaminhada para você. Em seguida, verifique o calendário para garantir que todas as áreas de sua empresa tenham o número necessário de funcionários antes de você aprovar a solicitação de folga.
Adicione as férias aprovadas ao calendário da empresa, conforme necessário. Encaminhe as solicitações de férias aprovadas para a folha de pagamento e mantenha uma cópia para o arquivo pessoal do funcionário.
Dicas
-
Antes de estabelecer um calendário de férias da empresa, analise a seção de política e procedimentos da empresa para férias. Se você não tiver um, precisará criar a política e os procedimentos práticos para solicitar férias, seguindo os procedimentos escolhidos para calendários eletrônicos ou em papel.
Certifique-se de que a política inclua informações que indiquem que as solicitações estão sujeitas à aprovação do gerente e ao tempo de férias disponível. Para esclarecer quaisquer problemas com a política, você pode incluir uma linguagem que defina uma base de justiça de ordem de chegada, mas indique quando vários funcionários solicitarem folgas no mesmo período ao mesmo tempo, as férias são concedidas por antiguidade.
Inclua o formulário de solicitação de folga na seção de procedimentos do manual do empregado. Distribua cópias atualizadas para inclusão no manual, conforme necessário.
Aviso
Revise sua política e procedimentos para garantir que eles estejam em conformidade com as leis estaduais e federais. Enquanto as empresas não são obrigadas a dar férias aos empregados, quando o fazem, elas devem cumprir as leis federais e estaduais na administração do programa.
Inclua um gráfico de acumulação de férias nas políticas para que os funcionários entendam quanto de férias têm direito por seus anos de serviço.
