As empresas estabelecem procedimentos de compra para garantir que as compras sejam do melhor interesse da empresa e que o dinheiro seja gasto com eficiência. Esses procedimentos cobrem tudo, desde pequenas compras de um único fornecedor até extensos processos de licitação. Em um processo de licitação, um gerente de compras seleciona a melhor oferta de uma lista de ofertas de fornecedores, com base no custo, confiabilidade e prazo para receber as mercadorias.
Trocos
As empresas definem um limite para compras em pequenos valores, como US $ 25 ou US $ 100. Um empregado que faz uma compra com um pequeno dinheiro geralmente o faz com seu próprio dinheiro. Ele mantém o recibo e envia um formulário ao seu supervisor ou ao departamento de folha de pagamento, que inclui o custo do item, incluindo o imposto, o motivo da compra, a data e o fornecedor. Ele então recebe reembolso pela compra do fundo de caixa.
Mercado Aberto
As compras no mercado aberto não exigem processos de licitação, mas muitas vezes precisam da aprovação de um departamento de compras, porque o preço das mercadorias está acima do limite de caixa pequeno. Um solicitante faz uma solicitação de mercadorias, algumas vezes nomeando um fornecedor específico e, se a solicitação for aprovada, ela faz a compra diretamente do fornecedor. Ela pode comprar ao redor e receber cotações de preços verbais de fornecedores, mas ela não precisa e pode escolher o fornecedor.
Solicitação de solicitante
Uma empresa define um limite de compra para determinar quando o solicitante lidará com a maior parte do processo de compra e quando o departamento de compras fará. Se o custo das mercadorias estiver abaixo desse limite e um processo de licitação for necessário, o solicitante compilará uma lista de ofertas de fornecedores e enviará as ofertas ao departamento de compras, que selecionará o fornecedor com a melhor oferta. O processo de licitação do solicitante pode incluir um período para aceitar ofertas.
Licitação do departamento de compras
Quando o custo de produtos ou serviços ultrapassa um limite de compra, o departamento de compras lida com a maior parte do processo de licitação de compra, com a assistência do solicitante. O solicitante explica por que ele precisa das mercadorias e o departamento de compras solicita ofertas dos fornecedores por um determinado número de dias. Quando esse tempo expirar, o departamento de compras seleciona o fornecedor com a melhor oferta.
