Procedimentos de escritório são importantes se você deseja executar as coisas sem problemas em um ambiente profissional, seja uma empresa legal, um consultório médico ou uma instalação governamental. É importante ter um procedimento escrito visível. Todos os escritórios devem ter um conjunto escrito de procedimentos desenvolvidos pelo supervisor e pelo gerente do escritório visíveis no front office.
Quais procedimentos do Office devem estipular
O horário de expediente deve ser a primeira coisa mencionada, e todos os funcionários devem estar no trabalho a tempo e preparados para o dia. Se um cliente vier ao escritório e ninguém estiver lá, é provável que tenha uma visão negativa do negócio e nunca retorne. Além disso, o escritório deve ser limpo, limpo e bem fornecido. Certifique-se de que uma lista de check-in e canetas estejam disponíveis para que os clientes façam o login e, se possível, disponibilizem café e água. As primeiras impressões são tudo em um negócio de sucesso. Além disso, todos os clientes devem ser tratados com respeito e profissionalismo, estejam eles no escritório ou no telefone. Se houver uma chamada para um supervisor, o funcionário deve obter todas as informações antes de conectá-las ao chamador, incluindo o nome, a natureza da chamada e o número de telefone, caso a conexão seja perdida. Se a chamada for para um compromisso, eles devem descobrir a natureza da visita e informá-los sobre o que está disponível, garantindo um número de telefone em caso de cancelamento. Eles devem sempre repetir o que é dito para que não haja confusão.
Organização
Organize e mantenha uma estação de trabalho para obter o máximo de produtividade, certificando-se de que haja papel na copiadora, computadores funcionando e funcionando, o correio seja distribuído e as mensagens entregues. Se o seu trabalho envolve a organização de viagens, certifique-se de saber onde seu supervisor deseja ficar e registre os horários dos voos e as informações sobre o aluguel de carros e saiba mais sobre o clima no destino da viagem. Sempre verifique com seu supervisor antes de reservar os planos de viagem. Quando todas as reservas estiverem concluídas, imprima dois itinerários - um para você e outro para seu supervisor - e certifique-se de inserir as datas da viagem no calendário.
No final do dia, repassar compromissos com seu supervisor e torná-la ciente de seus compromissos agendados para o dia seguinte. Configure a secretária eletrônica para o correio de voz ou para o serviço de atendimento pós-horário. Desligue todos os equipamentos, copiadoras, impressoras e computadores, esvazie a jarra de café e desligue a cafeteira. Finalmente, verifique se todas as portas estão travadas antes de ajustar o alarme.
