Procedimentos de escritório são o padrão aceito para fazer negócios dentro de um local de trabalho específico. Tais padrões podem variar dependendo da indústria, carga de trabalho, localização geográfica, profissionalismo do escritório ou tamanho da empresa. Por exemplo, procedimentos de escritório em uma prática médica, odontológica ou jurídica serão muito diferentes daqueles em um negócio de construção, varejo ou importação. No entanto, existem algumas "normas" para procedimentos de escritório em todos os setores.
Procedimentos telefônicos
Todos os escritórios exigem maneiras de telefonia profissional e cortês. Atenda o telefone prontamente, fale clara e educadamente, e nunca deixe um chamador em espera por mais de alguns segundos sem retornar à chamada - mesmo que tudo o que seja dito seja: "Ainda estou trabalhando em seu pedido".
Leve mensagens para trabalhadores que estão fora do escritório ou indisponíveis. Anote claramente o nome, data, hora e número de telefone do chamador, juntamente com o objetivo da chamada, se fornecido. Quando um sistema de correio de voz estiver em vigor, pergunte ao chamador se ele gostaria de deixar um correio de voz e, em seguida, transfira-o para o sistema de correio de voz. É indelicado transferir uma chamada sem informar o chamador antes da transferência.
Gerenciamento de Registros
As especificidades para o gerenciamento de registros variam muito de escritório para escritório, mas os detalhes de todas as operações de negócios devem ser mantidos de maneira ordenada e profissional. Mantenha cópias de todos os recibos, faturas, extratos de conta, ordens de trabalho, propostas, estimativas de trabalho, correspondência, relatórios e quaisquer outros documentos produzidos pela empresa.
Crie arquivos para cada fornecedor, conta de cliente, venda ou projeto, com base nas especificações da empresa. Rotule claramente todas as pastas e arquive-as em um local de fácil acesso, onde elas poderão ser recuperadas rapidamente quando necessário. Estes são requisitos para o gerenciamento adequado de qualquer negócio, independentemente do setor.
Manuseio e Distribuição de Correspondência
A administração do correio de entrada e de saída também varia de acordo com o escritório, mas trata todas as correspondências como correspondência importante e cuida prontamente, especialmente a correspondência com clientes e clientes.
Abra e direcione o correio para o departamento ou funcionário apropriado, dependendo dos procedimentos específicos da empresa. Nunca abra e-mail carimbado "pessoal". Se o e-mail recebido deve ser aberto antes da distribuição, coloque o envelope no papel na parte de trás da correspondência, caso seja necessário um endereço ou informações do remetente.
Pese a correspondência de saída, se necessário, e cole a quantidade adequada de postagem no canto superior direito. Se o correio for coletado por uma operadora de correio, coloque-o no local de saída adequado para a coleta. Se for levado para os Correios locais, coloque todas as letras em uma caixa para facilitar o transporte. Tape todos os pacotes com segurança e identifique-os claramente para uma entrega adequada.
Computadores e Tecnologia
Assegurar que os dados do computador estejam protegidos adequadamente é importante no escritório atual, que depende muito dessas informações. Pratique procedimentos básicos de segurança para proteger arquivos de computador e hardware.
Para proteger documentos e software, crie um backup diário de todos os arquivos do computador em um site da Internet que ofereça esse serviço, ou em uma unidade flash separada ou em um disco Zip. Seja cauteloso ao baixar arquivos e software da Internet. Mantenha uma programação de proteção contra vírus em execução sempre que um computador for ligado e mantenha o banco de dados de vírus atualizado, pois novas ameaças surgem continuamente.
Proteja o hardware com um protetor contra surtos forte e confiável. Desligue os computadores à noite quando ninguém os estiver usando e desconecte os aparelhos eletrônicos durante tempestades de raios pesadas.
