Uma biblioteca é tão boa quanto o seu sistema de indexação: sem Dewey Decimal, a Biblioteca do Congresso e algum tipo de catálogo de volume, ninguém poderia encontrar o livro certo de forma rápida ou confiável o suficiente para tornar a biblioteca útil. Até que as bibliotecas públicas modernas se tornaram a norma em meados do século XIX, os bibliotecários profissionais memorizaram a localização dos tomos sob seus cuidados. Mais tarde, sistemas manuais como catálogos de cartões ajudaram os clientes a procurar a localização dos livros que desejavam. Desde a década de 1990, a maioria das bibliotecas automatizou alguns aspectos de suas operações. Apesar do custo e esforço de instalação desses sistemas, eles são um modelo superior quando você considera as desvantagens dos métodos anteriores.
Vulnerabilidade ao erro humano
Todo sistema com o qual os humanos trabalham é vulnerável a erros cometidos por um membro da equipe distraído, fatigado ou incompetente. Sistemas automatizados ainda exigem interação humana, mas reduzem o número de decisões ou operações que um ser humano deve executar. Seja registrando o pedido de reserva de um cliente ou rastreando a chegada de novos livros, cada etapa manipulada por um computador torna todo o sistema mais eficiente, pois é menos propenso a erros.
Custos aumentam com o tempo
A instalação de um sistema automatizado pode custar de US $ 20.000 a US $ 50.000 por biblioteca apenas para o equipamento. Apesar desses custos iniciais, a automação economiza dinheiro com o tempo. Essa economia vem em duas formas. Muitas operações, uma vez operadas, continuam sem o envolvimento de um funcionário - por exemplo, gerando relatórios sobre pedidos de empréstimo entre bibliotecas ou enviando notificações eletrônicas atrasadas. Operações que ainda precisam de um ser humano - como o processamento de livros devolvidos - acontecem mais rapidamente com o suporte da automação. Em ambos os casos, a biblioteca pode reduzir o número de funcionários para diminuir o orçamento ou aplicar os fundos economizados em tarefas e programas mais orientados ao cliente.
Pesquisas demoram mais e são menos eficientes
Pesquisar por um livro específico em um catálogo de cartões - o sistema de biblioteca manual mais icônico - significa mudar de um índice para outro quando você altera sua pesquisa de autor para título. Com um sistema automatizado, você pode realizar qualquer tipo de pesquisa desejada no mesmo local com apenas alguns cliques. Isso economiza o tempo dos usuários em comparação com a maneira antiga e precisa de menos ajuda dos funcionários da biblioteca. Como todos os índices são virtuais em vez de físicos, um sistema automatizado pode ter mais categorias de pesquisa sem adicionar outra peça de mobília. Os usuários podem pesquisar por uma variedade maior de palavras-chave e conceitos do que com um catálogo de cartões. Catálogos automatizados também podem ser colocados on-line, permitindo que um cliente confirme que um livro está disponível em casa, em vez de ir até a biblioteca e ficar desapontado.
Deixado para trás na rodovia da informação
Bibliotecas e informações estão se tornando digitalizadas em um ritmo acelerado. Qualquer biblioteca que ainda esteja usando um sistema operacional manual não pode se conectar a recursos digitais. Isso torna o compartilhamento de informações e publicações muito mais difícil e demorado do que com um sistema automatizado. À medida que o século XXI avança e mais recursos se tornam totalmente digitais, os usuários de bibliotecas manuais não poderão acessar uma porcentagem crescente de informações.
Colocando Limites no Futuro
E-books, podcasts, blogs e tutoriais em vídeo fazem parte de como o mundo moderno comunica a soma do conhecimento humano. Bibliotecas com sistemas manuais têm acesso limitado a esse crescente corpo de trabalho. Qualquer sistema automatizado de qualidade, por contraste, concederá, por padrão, acesso remoto e on-site à maioria desses recursos.
