Escrever uma proposta de contrato exige que você componha uma narrativa convincente que explique por que sua empresa é mais adequada para o trabalho que uma agência do setor público está buscando ou para o projeto de consultoria solicitado por uma empresa do setor privado. Como as propostas do setor público são as mais desafiadoras para redigir e, muitas vezes, as mais demoradas para se construir, se você sabe escrever uma proposta de contrato vencedora para o governo, escrever uma para o trabalho do setor privado é muito fácil.
Como escrever uma proposta de contrato
Revisar listagens de ajuda para redatores de propostas em qualquer quadro de empregos on-line mostra que o conjunto de habilidades que você usa para criar uma proposta vencedora é extremamente valioso. Mas ser capaz de escrever propostas vencedoras de contrato requer mais do que apenas boas habilidades de escrita e domínio da língua inglesa. As propostas de contrato escrupulosamente exigidas exigem um esforço de equipe e uma compreensão clara dos serviços ou produtos da empresa, dos processos de contrato e aquisições e dos preços. Reunir uma proposta de contrato pode levar semanas e até meses de planejamento, estratégia e pesquisa. A redação da proposta de contrato não é um trabalho de uma pessoa. Muitas organizações têm "equipes de captura" como uma extensão da seção de desenvolvimento de negócios da empresa.
Quando as empresas usam uma proposta de contrato
Muitas empresas que fornecem serviços ou produtos a agências governamentais usam propostas de contrato como meio de obter negócios no setor público. Há usos para propostas de contratos no setor privado, mas as propostas para o trabalho do setor privado são menos complexas e estruturadas do que as propostas escritas para funcionários de contratação e aquisição do governo. Se você estiver escrevendo propostas de contrato para sua organização, é uma boa ideia aprender mais sobre propostas voltadas para o governo por causa da estrutura única das solicitações do governo e dos requisitos de fazer negócios com as agências do setor público. Se você souber como escrever uma proposta de contrato vencedora para o governo federal, por exemplo, escrever uma que ganhe o negócio de sua organização no setor privado será fácil em comparação.
O processo de aquisição
A Administração de Serviços Gerais dos EUA publica os Regulamentos de Aquisição Federal (FAR). O FAR é um livro de 2.000 páginas que contém tudo o que você sempre quis saber sobre os processos e regras de aquisição do governo federal. A Amazon também carrega o livro e versões Cliffs-Notes-esque, mas você pode baixá-lo do site do governo e saber que você está recebendo todas as revisões e alterações atualizadas. Familiarize-se com o FAR e ele responderá a muitas perguntas que você tem sobre como redigir uma proposta de contrato. No mínimo, você terá uma melhor compreensão de como e por que o governo exige respostas tão detalhadas às solicitações de produtos e serviços.
O processo de aquisição do governo geralmente começa com uma solicitação. Uma solicitação é um documento disponível ao público que contém informações sobre a agência que exige os serviços ou produtos. A solicitação contém detalhes sobre o tipo de serviço ou produto e como o governo deseja que o serviço ou produto seja entregue. Ele também define os termos e condições do gerenciamento do relacionamento fornecedor-agência. Em uma solicitação do governo, você é referido como "Contratante" ou "Fornecedor". Em alguns casos, o governo emite uma Solicitação de Informação (RFI) que precede a publicação da solicitação. O objetivo de uma RFI é identificar os tipos de empresas que são capazes de fornecer o serviço ou produto que o governo deseja. Responder a uma RFI exige algum trabalho, mas não o esforço necessário para responder a uma solicitação do governo.
Existem alguns tipos diferentes de solicitações: solicitação de proposta (RFP), solicitação de cotação (RFQ) e convite à oferta (ITB). As nuances entre esses tipos de solicitação determinam como você estrutura sua proposta de contrato. Normalmente, uma RFP exige que você apresente as ideias e a abordagem da sua empresa de uma maneira muito detalhada e convincente que demonstre sua capacidade de resolver o problema descrito pelo governo na RFP.
Por exemplo, quando uma agência divulga uma RFP que declara a necessidade de coaching executivo e serviços de desenvolvimento de liderança para líderes do governo, sua proposta de contrato deve descrever os serviços de coaching executivo da sua empresa; experiência e qualificações de seus coaches e consultores; teorias sobre as quais seus coaches confiam em suas sessões de coaching e o processo que você usa para garantir que os executivos do governo tirem o máximo proveito do engajamento de coaching. Além disso, você deve fornecer detalhes sobre as etapas de garantia de qualidade de sua empresa, além de como você propõe gerenciar o engajamento de coaching por meio de relatórios regulares, manutenção de registros e alocação de recursos.
Quem escreve uma proposta de contrato em uma empresa?
Monte sua equipe de captura antes de colocar a caneta no papel ou sentar em seu computador. De um modo geral, não há apenas uma pessoa que escreve a proposta do contrato, a redação da proposta é um esforço de equipe. É um empreendimento colaborativo que envolve o talento e a experiência de várias pessoas na equipe de captura. Cada pessoa na equipe de captura tem um papel na redação da proposta. Usando o exemplo acima, se sua empresa já está no negócio de fornecer serviços de coaching executivo, as pessoas que provavelmente agregam valor à equipe de captura são o gerente de projeto de coaching executivo, o administrador de contratos, redatores de propostas, um contador ou executivo de negócios. o presidente da empresa. O presidente supervisionará o processo e assinará a proposta do contrato quando for submetido ao governo. A presidente da empresa ou sua pessoa designada está envolvida na etapa de redação e envio de propostas porque tem autoridade para emitir documentos vinculativos.
Durante todo o processo de redação de propostas, sua equipe de captura deve ter reuniões regulares. Durante essas reuniões, você discute estratégia, abordagem, novas informações e progresso. O líder da equipe de captura pode ser um especialista em desenvolvimento de negócios que é responsável pela logística na montagem da proposta do contrato. Alternativamente, o líder pode ser alguém que o presidente da empresa nomeia como líder ou uma pessoa mais experiente que simplesmente assume a responsabilidade de liderar a equipe. Reunir-se regularmente com sua equipe de captura garantirá que sua proposta de contrato esteja em andamento e que você cumpra o prazo para enviar sua proposta final. Haverá inúmeras revisões, redelagens e discussões sobre a proposta - é um tremendo esforço, mesmo para pequenos contratos.
Como ganhar uma proposta de contrato
Seu objetivo é ganhar um prêmio de contrato - não ganhar uma proposta de contrato. Mas o que importa é o conteúdo e a natureza convincente do conteúdo da proposta, não a semântica. O primeiro passo para escrever uma proposta de contrato vencedora é pesquisar a agência que emitiu a solicitação. Algumas empresas fornecem informações sobre agências governamentais; no entanto, cada membro de sua equipe de captura deve contribuir com qualquer informação que tenha sobre a agência. Por exemplo, se o gerente de projeto tiver informações sobre a direção estratégica da agência do trabalho anterior de coaching executivo, isso poderá ser útil na descrição dos resultados de um compromisso de coaching com essa agência. Ou, se seu executivo de negócios analisou as dotações do Congresso para a agência solicitante, isso é útil para determinar o preço que acompanha sua proposta de contrato.
Escrever uma proposta de contrato vencedora requer uma abordagem metódica e sistemática para responder a uma solicitação do governo. Primeiro, faça sua pesquisa. Se você não estiver familiarizado com a agência, estude seu site para entender a missão, a visão e os princípios básicos. Incorpore essas coisas em sua proposta e, se elas forem congruentes com a missão, a visão e os princípios básicos de sua empresa, melhor. Desenhe esses paralelos, para que a equipe de revisão de propostas do governo veja o alinhamento com sua empresa. Essa é uma abordagem estratégica fundamental para estabelecer um tipo semelhante de conexão com a agência.
Estude a solicitação para garantir que você entenda o que a agência quer e conciliar o tempo e o esforço necessários para responder à solicitação. Se você estiver enviando uma proposta para um projeto de grande escala em que você não tem absolutamente nenhum desempenho ou experiência anterior no campo, será necessário passar essa solicitação ou escrever uma proposta excepcionalmente convincente que descreva totalmente seus recursos na área de serviço. a agência do governo exige. Faça sua pesquisa sobre a concorrência também. As agências do governo federal devem publicar suas solicitações no site Federal Business Opportunities - FedBizOpps, abreviado (fbo.gov). Na guia "Fornecedores interessados", na postagem de solicitação, você encontrará uma lista de possíveis contratados e fornecedores. Todas as empresas listadas nessa guia não podem enviar propostas de contrato; no entanto, é um bom começo para entender quem é sua concorrência.
Carta de amostra da proposta de contrato
Um dos principais passos para apresentar uma proposta de contrato vencedora é encomendar os componentes da sua proposta. Para muitos relatórios de negócios, um resumo executivo é construído somente depois que a "carne" do relatório é finalizada. Essa mesma prática é sábia para a construção da carta de proposta de contrato. Pense na carta de proposta de contrato como um resumo executivo - prepare um rascunho de declaração que você usa para todas as suas propostas de contrato, mas salve o refinamento para a última etapa ao escrever sua proposta de contrato.
A maioria das propostas de contrato para o governo é transmitida eletronicamente. Portanto, uma carta de amostra de proposta de contrato é um mero email de transmissão que diz algo como: "A ABC Consulting está satisfeita em enviar a resposta em anexo à RFP nº 0000, que inclui Abordagem Técnica, Preços e Currículos da ABC para Funcionários-Chave. Confirme o recebimento desta transmissão." O motivo pelo qual você deseja confirmação de recebimento é garantir que você tenha uma prova de que enviou a proposta dentro do prazo. Dito isto, a introdução de uma proposta de contrato vencedora é mais uma carta de proposta do que um e-mail de transmissão.A primeira seção de sua proposta de contrato deve conter informações básicas sobre sua empresa, os serviços que sua empresa fornece e, brevemente, informar o motivo pelo qual você é um contratado ou fornecedor qualificado. Aqui está uma introdução de exemplo que serve como uma carta de proposta de contrato:
A ABC Consulting (ABC) é uma pequena empresa de propriedade de mulher de 8 (a), economicamente desfavorecida, (EDWOSB) com a missão empresarial de fornecer soluções, flexibilidade e inovação superiores centradas no cliente. Trabalhamos com nossos clientes para avaliar seus principais objetivos e oferecer soluções econômicas, eficientes e orientadas a resultados. A equipe de gerenciamento da ABC tem mais de 150 anos de experiência em gestão combinada, focada nos aspectos únicos dos contratos federais. Com a nossa experiência combinada em gerenciamento jurídico e de programas, a ABC oferece expertise no setor com experiência prática e conhecimento para nossos clientes do governo federal.
A ABC experimentou um tremendo crescimento nos últimos anos, percebendo um crescimento médio de 25% ao ano. Atribuímos nosso crescimento explosivo ao nosso compromisso inabalável com a qualidade. Utilizamos as melhores práticas do setor para gerenciar projetos pequenos e complexos. Nossas metodologias de controle de qualidade incluem análises para 1) definir estratégias de gestão e objetivos do programa em termos quantificáveis e mensuráveis, 2) implementar sistemas e procedimentos para monitorar o desempenho do sistema em relação a objetivos específicos e 3) garantir feedback de desempenho à equipe e ao gerenciamento do programa para melhorar o planejamento e aplique as lições aprendidas. Nós aumentamos nossas metodologias de qualidade com soluções de gerenciamento de risco para reduzir a probabilidade e o impacto de erros através de sistemas profissionais de resposta a riscos.
Nossa infra-estrutura corporativa é projetada para fornecer serviços de alta qualidade à nossa base de negócios em rápida expansão. Nossa liderança sênior funciona coletivamente como um suporte geral para a equipe do nosso programa e não como “gerentes” típicos que ditam procedimentos, processos ou políticas corporativas. A alta gerência da ABC opera como uma fundação para fornecer suporte e recursos corporativos gerais à equipe do programa, apoiando diretamente nossos clientes. Entendemos as necessidades e prioridades de nossos clientes e gerenciamos nossos recursos para apoiar seus objetivos.
Vamos alavancar nossos sucessos passados, expertise e melhores práticas para fornecer o insira o nome da agência a partir da solicitação do governo com várias iniciativas de desenvolvimento organizacional. As iniciativas de desenvolvimento organizacional que projetamos melhorarão o desempenho individual e da equipe. O resultado de nossas iniciativas aumentará o engajamento dos funcionários por meio de comunicação eficaz, colaboração e construção de consenso. Consultoria ABC tem experiência, treinamento, qualificação e profissionais para entregar com sucesso a ampla variedade de serviços de capital humano exigidos pela Declaração de Trabalho de Desempenho (Performance Work Statement - PWS).
