A apresentação é um desses trabalhos importantes que nenhum de nós gosta de fazer. Ao configurar um novo sistema de arquivamento, você desejará torná-lo de maneira que seja fácil de usar. Algumas pessoas gostam de configurar seu sistema pelo alfabeto e algumas por números. Outros configuram por categoria e depois pelo alfabeto. Escolha o que funciona para você.
Itens que você precisará
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Armário de arquivo
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Arquivos de manila com guias
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Divisores de papelão com guias
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Marcador de ponto fino
Organize suas categorias, como aluguel ou hipoteca. Separe os arquivos do seu prédio, utilitários e suprimentos. Passar por toda a sua papelada. Dê a cada sujeito uma categoria. Tente fazer com que suas categorias coincidam com as categorias do IRS, o que facilita no final do ano.
Faça um divisor para cada categoria. Escreva na divisória qual categoria ela é. Coloque-os de lado.
Ao pagar uma conta, escreva a data em que você a pagou na parte da fatura que você guarda ou no recibo. Se você estiver usando cheques, anote o número do cheque e o valor pago no recibo. Se você pagar eletronicamente, escreva o número de confirmação e o valor pago nele. Data de toda a sua papelada para a data em que trabalhou, mesmo que não seja uma fatura. Exemplos de outros documentos podem ser reconciliação bancária, faturas de pedidos e faturas enviadas aos clientes. Em seguida, documente cada recibo ou folha de papelada em seu sistema de contabilidade. Quickbooks e Microsoft Money têm excelentes programas para contabilidade de pequenas empresas.
Configure uma pasta de papel pardo para cada parte separada da categoria que você listou na etapa 1. Um exemplo seria, a categoria é Utilitários e as pastas seriam conexões de Internet ABC Electric, água e esgoto e INT. Se sua empresa tiver fornecedores, configure arquivos individuais para cada fornecedor. Configure arquivos para cada um dos seus clientes. Percorra cada categoria e configure todas as pastas individuais.
Configure um arquivo para cada funcionário. Como a maioria das pequenas empresas não possui departamentos de pessoal para lidar com funcionários e manter registros neles, você precisará manter pelo menos um arquivo simples sobre eles. Coloque seus registros de pagamento. Documente qualquer treinamento que tenham concluído. Mantenha cópias das licenças, se elas forem necessárias. Você também desejará documentar quaisquer disputas que possam ter tido com você. Anote sobre o que foi a disputa e qual foi o resultado.
Mantenha um arquivo separado para seus recibos quando você comprar algo para o seu negócio. Documente-os em seu livro primeiro. Você quer colocá-los no arquivo. Uma vez por mês, passe pelo arquivo de recebimento e coloque-o no arquivo e categoria corretos. Você pode grampear os recibos dos meses juntos e escrever o mês neles. Mesmo se você usar um cartão de crédito, esta é uma documentação extra se você fosse auditado pelo IRS.
Coloque os divisores de categoria no arquivo, colocando em ordem alfabética. Alfabetize cada uma das pastas dentro dessa categoria. Coloque-os atrás do divisor. Percorra cada categoria e arquive-as.
Dicas
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Você pode personalizar qualquer sistema de arquivamento para facilitar o seu uso. Contanto que você possa encontrar as informações rapidamente, é um bom sistema de arquivamento.
