As primeiras impressões contam, por isso é melhor que você faça uma boa, especialmente ao solicitar uma reunião de negócios. Se você planeja escrever para um possível parceiro de negócios, um representante do governo ou um cliente, sua escolha de palavras pode fazer toda a diferença. Uma carta de solicitação de compromisso mal escrita pode afetar sua imagem e sua marca. Além disso, pode arruinar suas chances de obter uma resposta positiva.
Use uma linha de assunto apropriada
Quando você envia uma carta de solicitação de compromisso, certifique-se de que a linha de assunto destaca sua intenção de encontrar o destinatário. Mantenha isto curto e simples. Aqui estão alguns exemplos:
- Pedido de reunião
- Pedido para encontro de reunião
- Carta de pedido de reunião
- Solicitação para atender em (dia da semana)
- Agendando uma reunião
Dependendo de suas preferências, você pode colocar a linha de assunto acima ou abaixo do endereço do destinatário. Se desejar entrar em contato com o destinatário on-line, você poderá usar a mesma linha de assunto para seu e-mail e carta.
Apresente-se
Comece a carta apresentando-se. Caso você tenha encontrado o destinatário em algum momento, não se esqueça de mencioná-lo. Forneça uma breve descrição de sua organização ou de sua missão, se necessário. Por exemplo, você poderia dizer algo como:
Caro Representante (sobrenome)
Meu nome é (seu nome) e estou entrando em contato com você em nome de (nome da empresa). Temos um interesse comum em … e gostaria de discutir mais.
Se você tem uma referência, pode começar com: (Nome da referência) mencionou que você estava interessado em saber mais sobre nossos produtos e serviços. Eu gostaria de convidá-lo a discutir mais em nosso escritório em (data e hora).
Declare o propósito da reunião
Deixe o destinatário saber o que esperar da reunião, incluindo quanto tempo levará. Forneça uma programação aproximada e cubra os principais pontos. Por exemplo, você pode dizer:
Agradecemos antecipadamente por sua consideração a este pedido. Eu apreciaria uma oportunidade de conhecê-lo e discutir como poderíamos unir forças em projetos futuros.
Nosso encontro cobrirá uma breve visão geral de nossa tecnologia e recursos, bem como alguns exemplos de nosso trabalho nessa área. Também estamos interessados em discutir uma colaboração em potencial que seria mutuamente benéfica para ambas as partes.
Tente explicar o que você está procurando e por que você está solicitando esta reunião em primeiro lugar. Sugira duas ou três datas e horários e, em seguida, solicite aos destinatários que confirmem sua disponibilidade.
Sua carta poderia dizer algo como:
Por favor, sugira uma data e hora, conforme sua programação.
Você está disponível em data e hora? Caso contrário, entre em contato conosco (número de telefone) ou (endereço de e-mail) para agendar um horário da reunião.
Em breve, daremos seguimento para confirmar o recebimento desta carta e definir um dia e horário que seja conveniente para você.
Use o formato apropriado
Cartas comerciais têm um formato específico. Escreva seu nome e endereço no canto superior direito da página. Digite as informações de contato do destinatário no canto esquerdo da página ou abaixo do seu endereço.
Deixe margens amplas e use um branco de marca, se possível. Mantenha a carta curta e direta ao ponto; idealmente, não deve exceder uma página. Use uma saudação formal, como “Caro Sr. (nome do destinatário) "Se você não sabe o nome exato do destinatário, você pode usar "Querido senhor ou senhora." Termine a carta com "Sinceramente" "Respeitosamente" "Respeitosamente seu" ou outros fechamentos formais, seguidos pelo seu nome.
Uma carta de solicitação de agendamento deve ser clara e concisa. Corte palavras inúteis e informações desnecessárias. Use uma fonte fácil de ler, como Times New Roman ou Arial. Lembre-se de revisar a carta antes de enviá-la.
