Se você está executando uma instituição de caridade, jogando a festa anual de férias ou iniciando um novo programa de treinamento e precisa de um consultor, as cartas de solicitação são o principal instrumento para atrair ajuda. As cartas de solicitação de negócios devem ser pontuais e concisas, contendo todas as informações pertinentes de que seu destinatário precisará para tomar uma decisão e agir. Além disso, você precisará conhecer a lei de solicitações em sua área para garantir que tudo esteja correto.
Identifique o objetivo da sua carta. Você está solicitando doações ou procurando uma cotação para um contrato? As cartas de solicitação são freqüentemente empregadas por entidades como organizações de caridade que buscam doações ou empresas que buscam cotações de provedores em potencial para um evento, iniciativa ou programa específico. Faça uma lista abrangente das entidades aplicáveis a quem você deseja enviar a carta e garanta que elas atendam aos critérios para os serviços que você está procurando.
Descreva os detalhes pertinentes. Para solicitar a melhor resposta, sua carta deve incluir referências específicas aos serviços que você está procurando. Esses detalhes incluem a data e hora do evento ou projeto e as tarefas necessárias. A carta também deve solicitar explicitamente uma cotação de preço do destinatário para executar as tarefas solicitadas. Se isso é para um esforço de angariação de fundos para uma organização de caridade, seja transparente sobre o fato de que você está pedindo dinheiro. Você também deve ilustrar a doação mínima ou padrão que você espera. Se você não tiver uma doação mínima, poderá incluir essas informações também.
Adicione benefícios. Diga à entidade, na carta, que benefícios ela obterá de sua participação em seu esforço. Os benefícios podem incluir alguma forma de publicidade para seu negócio ou organização, ou reconhecimento público de seus atos. Inclua o tipo de publicidade que será, onde aparecerá e para que período de tempo.
Faça a prosa clara. O conteúdo e o estilo da carta devem ser claros, concisos e respeitosos. Evite linguagem florida e sentença estranha e estrutura de parágrafos. Respeite o fato de que seu público-alvo está ocupado e vai querer ler o material com eficiência e facilidade.
Esteja ciente das leis de solicitação locais. Muitos estados têm leis sobre a solicitação de negócios ou dinheiro. Por exemplo, uma organização de caridade pode ser obrigada a se registrar formalmente no estado antes que cartas desse tipo possam ser distribuídas. Atenção especial a esses assuntos não só fará com que seu projeto esteja em andamento legalmente, mas também lhe poupará dores de cabeça consideráveis com autoridades estaduais e locais. Comece com o seu escritório de controladores de estado para averiguar seus direitos e responsabilidades.
