Preparar e escrever boas atas de reuniões são habilidades que qualquer um pode adquirir com um pouco de preparação e atenção aos detalhes. Um registro imparcial e correto das reuniões é um requisito legal para muitas empresas. Quer você escreva minutos para uma organização empresarial, política, social ou voluntária, as atas se tornarão parte permanente da história da organização. Em muitos casos, os minutos são mantidos por anos, décadas e às vezes séculos.
Itens que você precisará
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Agenda
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Lista de participantes
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Gravador
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Caderno
Chegue cedo à reunião com a agenda da reunião, lista de participantes e equipamentos necessários para registrar as atas. Escolha um assento perto do facilitador da reunião. Sentar-se perto do facilitador da reunião permite-lhe ouvir melhor e pedir esclarecimentos facilmente.
Pergunte se você pode usar um gravador para gravar uma transcrição de áudio da reunião. Se você fizer anotações em um computador, verifique se ele funciona corretamente e use um caderno de papel e instrumentos de escrita para usar como um método de anotações de backup, caso o computador falhe.
Registre a data e a hora em que a reunião é chamada. Registre a essência dos relatórios dos oficiais e relatórios do comitê. Geralmente, relatórios completos são anexados às atas da reunião. Grave os movimentos conforme eles ocorrem. Inclua quem apresentou cada moção, quem apoiou a moção e se a moção foi aprovada, que é conhecida como "carregada" ou falhou. Se um item da agenda for apresentado - e não agido durante a reunião, mas retido por mais tarde, observe quem apresentou a moção para a tabela do item e quem secundou a moção. Registre anúncios e as datas das reuniões de acompanhamento.
Encontre ou crie um modelo de minutos de reunião. Sua organização pode já ter um modelo de atas de reunião. Se isso não acontecer, você poderá usar um dos muitos modelos de minutos da reunião disponíveis on-line ou criar seu próprio modelo. O modelo precisa de um título, corpo e linha de assinatura. O cabeçalho inclui o nome da organização e a data, hora e local da reunião.
Crie o corpo do modelo usando a agenda da reunião como seu guia. Inclua os seguintes itens nessa parte: estatísticas de participação, aprovação das atas da última reunião, relatórios do diretor e do comitê, assuntos antigos, novos negócios, anúncios e hora do adiamento.
Certifique-se de que o modelo inclua linhas de assinatura e linhas de data para a secretária e a autoridade de aprovação.
Prepare seus minutos usando o modelo. Elimine detalhes excessivos. Registre o que foi decidido, quem fará a ação, quando ela é devida e como a organização saberá quando a ação for concluída. Depois de concluir seu primeiro rascunho, revise a transcrição de áudio da reunião para garantir que você capturou tudo o que é necessário. Em seguida, edite seus minutos.
Minutos são um registro das ações que a organização realiza. Não é um registro de tudo que é dito, que é uma transcrição. Mantenha seus minutos profissionais. Não inclua sua opinião, julgamento ou interpretação. Frases como "debate acalorado" e "excelente comentário" não têm lugar em atas de reuniões profissionais. Nunca inclua movimentos que foram retirados.
Anexe relatórios de diretores e comitês aos seus minutos completos. Faça o número necessário de cópias. Se possível, distribua os minutos da reunião antes da próxima reunião para que adições e / ou correções possam ser feitas rapidamente.
Dicas
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Marque os participantes da sua lista quando eles chegarem à reunião. Registre as conquistas e preocupações. Verifique se os nomes estão escritos corretamente. Mantenha uma cópia de backup de seus minutos. Não tenha medo de pedir esclarecimentos.
