No decurso de um dia de trabalho atarefado, é fácil perder ou esquecer detalhes importantes. A manutenção de registros cuidadosos é imperativa - especialmente durante as reuniões de negócios. Os minutos servem como um registro oficial da reunião. Eles devem descrever quem esteve presente durante a reunião, o que foi discutido e o que foi decidido. Se forem cuidadosamente preparados, podem ser um dos métodos mais eficazes para manter todos informados e na mesma página sobre decisões de negócios passadas, atuais e futuras.
Itens que você precisará
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Agenda da reunião
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Anote os itens ou um processador de texto
Registre a data, hora e local da reunião.
Lista, em ordem de antiguidade, todos os presentes.
Indique se um quorum está presente, se necessário. Nem todas as reuniões exigem um quórum ou um número mínimo de participantes para tornar a reunião válida. No entanto, se um quórum for necessário e presente, isso significa que as decisões comerciais tomadas durante a reunião são válidas e exequíveis. Sem quórum, o negócio não pode agir.
Descreva o processo em ordem cronológica. Comece anotando quando a reunião foi convocada e por quem.
Anote o nome de cada pessoa que inicia um tópico e anote os detalhes mais importantes sobre a discussão.
Anote os nomes das pessoas que concordam ou discordam com o que está sendo discutido e declaram concisamente a natureza do acordo ou desacordo.
Finalize cada seção da reunião com um resumo da decisão final.
Continue repetindo as etapas de 5 a 7 até que a reunião termine.
Escreva uma recapitulação formal da reunião com base nas suas anotações. Use papel timbrado da empresa e envie a cópia final para cada pessoa presente.
Dicas
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Use a agenda da reunião como um esboço para suas atas de reunião. As agendas normalmente descrevem os principais tópicos da reunião. Usando a agenda como um esboço ajuda a manter seus minutos organizados.
Embora a tecnologia possa oferecer certa economia de tempo, Neal Hartman, professor sênior de comunicação gerencial na Sloan School of Management do MIT, sugere em uma coluna no site da Forbes que você proíbe a tecnologia nas reuniões para manter todos focados. Se você decidir usar a tecnologia para ajudá-lo a capturar as atas, considere a implementação de software livre de distrações que bloqueie temporariamente o acesso a email, à Internet ou a outros programas além de um processador de texto simples.
