Como aprovar as atas da reunião de diretoria

As atas das reuniões do conselho são documentos legais e estão disponíveis para inspeção pública, tornando-os registros importantes para uma empresa ou outro tipo de organização. Quanto mais formal eles são, mais importante é que sejam aprovados pelo conselho antes de serem divulgados. O uso de algumas práticas recomendadas simples para registrar e aprovar os minutos ajudará você a simplificar esse processo e a reduzir a burocracia.

Revise o processo para registrar as atas de reuniões exigidas pela organização. Muitos seguem as Regras de Ordens de Robert, permitindo que o secretário de gravação use e siga um modelo para tomar notas e criar os minutos finais. Pergunte quando e se você deve incluir os nomes dos membros do conselho fazendo comentários ou fazendo perguntas, ou se você deve proteger sua privacidade. Por exemplo, talvez seja necessário escrever: “Foi discutido que nossa concorrente, a XYZ Corporation, estava usando publicidade enganosa e a FTC deveria ser contatada”, em vez de “Bob Smith declarou acreditar que nossa concorrente, a XYZ Corporation, estava usando publicidade enganosa e o FTC devem ser contactados. Debbie Jones e Hank Johnson concordaram.

Certifique-se de registrar os minutos com precisão. Peça aos membros do conselho que parem de falar ou que o presidente espere antes de iniciar uma nova discussão sempre que você estiver ficando para trás na anotação. Peça aos membros que repitam ou esclareçam qualquer informação que você não encontre clara. Repita as moções que os membros do conselho fazem, incluindo uma moção original e sua versão final alterada, sempre que uma moção for introduzida. Faça isso independentemente de o movimento estar em segundo plano e se ele passar. Registre os totais de quaisquer votos, em vez de simplesmente declarar que uma votação foi aprovada.

Envie as atas para o presidente do conselho, diretor executivo ou comitê executivo antes de enviá-las para a diretoria completa, se esse for o procedimento de sua organização. Depois de receber a aprovação para enviar as atas para o conselho pleno, envie o documento para todos os membros do conselho, independentemente de ela comparecer ou não à reunião e se ela participará ou não da reunião na qual as atas serão aprovadas. Envie as atas com antecedência suficiente para que os membros do conselho possam lê-las, fazer perguntas sobre elas, pesquisar tópicos discutidos e pedir esclarecimentos.

Na próxima reunião do conselho administrativo que constitui um quórum, peça ao presidente ou a qualquer membro do conselho administrativo que realize a próxima reunião que faça uma moção para o conselho aprovar as atas. Um quórum é o número mínimo de membros do conselho necessários para tomar medidas oficiais. Aguarde a moção ser destacada e peça ao líder da reunião para abrir a discussão. Durante a discussão, exija que uma moção seja feita, destacada e aprovada, se houver quaisquer alterações ou correções que precisem ser feitas nas atas. Após a discussão, ou se não houver discussão, peça ao líder da reunião que faça a pergunta ou vote para aprovar as atas.