Quando sua empresa é convidada a responder a uma solicitação de proposta, um possível cliente está convidando você a enviar uma resposta formal indicando como você cumprirá um contrato. Embora os licitantes em potencial não sejam obrigados a recusar oficialmente esses convites, você deve sempre comunicar suas intenções por escrito, bem como por meio de canais não oficiais.
Para licitar ou não licitar
Antes de uma empresa decidir recusar uma RFP, uma revisão interna da RFP é um passo prudente. Motivos internos práticos para declinar incluem precificação de projetos, programação e falta de experiência em relação aos serviços ou produtos solicitados. No entanto, as razões externas de declínio da sua empresa devem ser declaradas diplomaticamente - a possibilidade de um relacionamento comercial futuro nunca deve ser menosprezada.
Respostas oficiais e não oficiais apropriadas
Cada processo de RFP pode ter requisitos exclusivos sobre como recusar oficialmente o envio de uma proposta. Por exemplo, alguns RFPs incluem uma data específica de “sem licitação” - nesses casos, você deve envidar todos os esforços para comunicar sua intenção de recusar a participação no processo de proposta até a data prevista na RFP. Este é um passo particularmente importante para tratar adequadamente se você inicialmente pediu que sua empresa fosse incluída no processo de RFP.
A RFP deve conter uma lista de indivíduos com os quais você deve entrar em contato para recusar uma RFP, e você deve notificar uma ou mais dessas pessoas pelo correio. Métodos informais de comunicação, como telefone e e-mail, também são aconselháveis. No interesse de melhorar futuras oportunidades de negócios, você deve tentar dizer sem graça - às vezes referido como "não" para a tarefa, enquanto dizendo "sim" para a pessoa. Essa é uma abordagem inteligente a ser tomada quando você está recusando uma RFP.
