Se você estiver trabalhando no espaço de negócios para empresa, provavelmente terá que desenvolver uma proposta de negócios ou uma carta de proposta em algum momento. Este é um documento usado para oferecer produtos ou serviços da sua organização a um cliente em potencial, com base em parâmetros definidos, como escopo, custo, cronograma e orçamento.
O que é uma proposta de projeto? Também conhecido como proposta comercial ou carta de proposta, este documento geralmente tem um formato específico com determinados requisitos que variam de acordo com o seu setor. No entanto, o principal objetivo de uma carta de proposta é sempre provar à perspectiva de como sua empresa pode ajudar a resolver os problemas que estão enfrentando.
O que é uma carta de proposta?
As cartas de proposta podem ser solicitadas por uma empresa ou não serem solicitadas. A solicitação pode ser tão simples quanto um cliente em potencial pedindo uma proposta após uma chamada de vendas ou um processo formal chamado de RFP ou solicitação de proposta. Esse processo geralmente envolve várias organizações enviando propostas competitivas para conquistar o negócio da perspectiva. Com base na indústria e no tipo de RFP, a proposta deverá cobrir os requisitos específicos delineados pelo cliente em potencial.
Ao lidar com propostas não solicitadas ou solicitações informais, não há diretrizes formais que você precise seguir. No entanto, é importante elaborar um documento que responda às perguntas que seu possível cliente possa ter de maneira clara e concisa. Embora possa não haver requisitos formais nesses casos, ainda é essencial seguir uma estrutura lógica e abordar os aspectos críticos do seu negócio e como ele resolve os problemas com os quais o cliente em potencial está lidando.
Uma proposta de negócio ou carta de proposta deve incluir os seguintes critérios, independentemente do setor e processo:
- Carta de apresentação
- Folha de rosto
- Índice
- Sumário executivo
- Uma visão geral do problema que o cliente em potencial está enfrentando
- As metas ou objetivos da proposta
- O que torna sua organização qualificada para lidar com o problema
- Escopo, incluindo o preço e a linha do tempo
- Uma chamada para ação
- Informações de contato
Realize pesquisas antes de iniciar sua proposta
Antes de começar a digitar, é importante reunir todas as informações pertinentes em um só lugar. Tente descobrir quem estará lendo a proposta e se ele é o tomador de decisões. Adapte sua proposta ao seu público-alvo, garantindo que você forneça todas as informações para as quais elas serão exibidas.
Descubra que tipo de dor aponta a perspectiva está enfrentando. Estabelecer como sua organização é mais adequada para resolver seus problemas em comparação com sua concorrência. Liste os elementos que o diferenciam de empresas semelhantes às quais o cliente em potencial possa estar falando.
Verifique se a perspectiva tem um orçamento ou cronograma em mente e certifique-se de que seus recursos internos estejam alinhados para atender a esses requisitos. Depois de selecionar quais das suas ofertas serão mais úteis para seu cliente em potencial, você precisará calcular suas despesas internas antes de cotar um preço.
Fornecer o escopo do projeto
Delinear o escopo do projeto é um dos principais componentes do formato de redação de propostas. Ter esta informação chave escrita dá-lhe uma vantagem inicial ao escrever a sua proposta. Reserve algum tempo para esboçar os principais detalhes do escopo. O primeiro elemento é descobrir quem fará o trabalho dentro de sua organização, quem irá gerenciar o processo e quem será o principal ponto de contato para seu cliente.
Em seguida, você precisará definir exatamente o que precisa ser feito para ajudar o cliente a gerenciar seus pontos problemáticos. Descreva as etapas que sua organização tomará e o processo que você usará para solucionar os problemas do cliente em potencial. Você também deve listar as métricas que sua organização usará para medir o sucesso do resultado.
Por fim, defina o cronograma com o máximo de detalhes possível, fornecendo os marcos que sua empresa atingirá para concluir o projeto na data que você propôs. Seja generoso na estimativa do seu cronograma, respondendo por quaisquer problemas imprevisíveis que possam surgir. Isso é para fornecer a sua perspectiva com uma conta realista do que você pode entregar a eles.
Comece com a introdução e resumo executivo
A introdução de sua carta de proposta deve incluir informações sobre sua empresa e marca, com informações sobre quem você é e o que você faz. Se você escrever cartas de proposta com frequência, talvez queira desenvolver um texto padronizado sobre sua empresa, que pode ser reutilizado a cada vez.
O sumário executivo deve incluir os pontos pertinentes da sua proposta. Embora você não deva tentar resumir todos os aspectos do documento, inclua informações sobre por que sua empresa está certa para o trabalho e como você ajudará a gerenciar os pontos problemáticos do cliente em potencial.
Desenvolver o corpo da proposta
O corpo da proposta precisa incluir os detalhes do problema que sua perspectiva está enfrentando. Para demonstrar sua compreensão de seus problemas, vá para as especificidades de sua paisagem e as dificuldades que eles estão vendo em uma base diária. Isso ajuda a mostrar ao seu cliente em potencial que você é bem versado nas áreas que são importantes para ele.
Descreva os objetivos da sua proposta. Isto será principalmente para mostrar a perspectiva que você pretende ajudá-los com seus problemas de negócios através dos produtos ou serviços que você oferece. Forneça detalhes sobre o que torna sua empresa diferente de seus concorrentes e por que você é mais adequado para trabalhar com a perspectiva do que ela. Isso pode incluir falar sobre outras organizações com as quais você trabalhou, mostrando exemplos de projetos anteriores e fornecendo detalhes sobre seu conhecimento e experiência.
Forneça especificações e suposições
Inclua o escopo que você definiu com preços e agendamentos específicos. Sua empresa pode não conhecer todos os detalhes dos requisitos do cliente em potencial. Portanto, você pode ter que assumir algumas coisas, como o orçamento interno e as restrições de cronograma. Você pode incluir essas suposições dentro da proposta e até mesmo fornecer algumas opções. Por exemplo, você pode fornecer estimativas para uma reviravolta de quatro semanas, uma reviravolta de seis semanas e uma reviravolta de oito semanas, com preços correspondentes para cada linha do tempo.
Fechar com um argumento forte
Sua conclusão para a carta da proposta deve incluir um breve resumo das informações que você forneceu à perspectiva. Agradeça a eles por dedicarem tempo para considerar a proposta que você propôs e fornecer informações sobre o que fazer em seguida. É essencial incluir um apelo à ação na sua proposta de negócio. Isso pode incluir ligar para discutir a proposta ou marcar uma reunião para assinar o contrato. Por fim, inclua informações sobre como eles podem entrar em contato com você, com algumas opções, como e-mail, telefone e website.
Siga as melhores práticas
Para tornar sua carta de proposta mais eficaz, envie uma documentação de apoio. Isso pode incluir estudos de caso de seus clientes anteriores, depoimentos de clientes satisfeitos e planilhas com estatísticas que mostram sua taxa de sucesso.
Certifique-se de escrever sua proposta no papel timbrado da empresa e desenhe-a por um designer gráfico se tiver os recursos disponíveis para você. Prestar atenção ao elemento visual pode ajudar sua empresa a se destacar de propostas competitivas que o possível cliente possa receber.
Não se esqueça de acompanhar
Embora não faça parte diretamente do documento da carta de proposta, um dos elementos-chave do envio de uma proposta é acompanhar a perspectiva. Ligue ou envie um e-mail à sua cliente em potencial após alguns dias enviando a carta da proposta para descobrir se ela tem alguma pergunta ou comentário sobre o documento. Ofereça-se para esclarecer quaisquer elementos sobre os quais eles possam precisar de mais informações. Ao acompanhar, você ajuda a cultivar um forte relacionamento com a perspectiva.
