Quando uma venda é feita, a menos que o cliente pague imediatamente pelo produto ou serviço, a compra é configurada como uma conta a receber que o cliente deve. As contas a receber são dinheiro que os compradores devem a uma empresa e que está no balanço como uma conta corrente. de ativos.
Gravação de Recebíveis
As condições de pagamento para um cliente são registradas, geralmente em um sistema de contas a receber automatizado. Para a maioria das empresas, os termos são padrão. Um padrão comum é "net 30 days", o que significa que o pagamento total pendente é devido em 30 dias. A maioria dos termos inclui uma cobrança por atraso de pagamento se a fatura não for paga a tempo. As taxas de pagamento atrasado podem ser um percentual do valor devido ou uma taxa fixa de pagamento atrasado ou uma combinação de ambos.
Facturação
Com base nos termos de um cliente de contas a receber, uma fatura é criada e enviada ao cliente. As faturas são enviadas ao cliente antes da data de vencimento do pagamento para dar ao cliente tempo para fazer um pagamento. Muitas empresas imprimem e enviam faturas semanalmente.
Pedido de pagamento
À medida que os pagamentos são recebidos, eles são registrados e inseridos em um sistema automatizado ou registrados manualmente em uma folha de razão. Os pagamentos são aplicados em relação ao valor total que um cliente deve, deduzido do valor devido e calculado para mostrar o saldo restante.
Aviso de Pagamento em Atraso e Relatórios
Para pagamentos não efetuados após a data de vencimento, os clientes recebem um aviso de pagamento vencido.
Para fornecer ao gerenciamento de Contas a Receber informações sobre o dinheiro devido e não pago, um relatório de contas a receber "antigo" é criado. Um relatório "com idade" mostra o total de dólares devidos por um período. Por exemplo, o relatório mostra um valor em dólar com 30 dias de atraso, 60 dias em atraso e 90 dias em atraso.
A pessoa responsável por projetar o fluxo de caixa para o negócio usa o relatório Contas a Receber e as informações do aplicativo de pagamento para mostrar o dinheiro coletado e quando o pagamento adicional é devido. Essas informações são usadas para determinar os fundos disponíveis para administrar os negócios e se fundos adicionais são necessários de fontes financeiras, como bancos para empréstimos de curto prazo.
Coleções
Contas a receber em atraso são acompanhadas pelo departamento de Contas a Receber (para empresas menores) ou por um Departamento de Cobrança. Um gerente de cobranças analisa o dinheiro vencido e a atividade dos coletores, como o número de chamadas de coleta feitas e o valor coletado.
As atividades de cobrança podem ser terceirizadas para uma agência de cobrança se uma empresa optar por não fazer coleções em casa. Se as cobranças internas não forem bem-sucedidas, os incobráveis poderão ser terceirizados.
