Organizações que possuem um processo de gerenciamento de contratos podem economizar tempo e dinheiro e, portanto, ter uma vantagem no mercado. No centro de um processo saudável de gerenciamento de contratos está um local central onde toda a linguagem contratual é facilmente acessível.
Analise o contrato
Revise o contrato para garantir que ele contenha todas as informações pertinentes. Um contrato sólido define claramente os papéis e responsabilidades de organizações e indivíduos. Ele deve detalhar todos os prazos e prazos, identificar como as entregas serão medidas e definir claramente os arranjos de pagamento.
Compreenda o fundo
Dedicar tempo para discutir dentro da organização o papel do provedor de serviços e o relacionamento que se desenvolveu ajudarão a definir os termos do contrato. Se necessário, reúna-se com o provedor de serviços para identificar quaisquer problemas pendentes. Um relacionamento sólido com o provedor de serviços pode ajudar a moldar um contrato que seja benéfico para ambas as partes.
Estabelecer Protocolos de Monitoramento
Certifique-se de que os sistemas estejam no local para coletar dados, monitorar cronogramas, relatar o desempenho e organizar a contabilidade. Procedimentos bem definidos economizam tempo e dinheiro.
Obtenha a documentação necessária
É essencial, no início de um contrato, identificar todas as licenças e documentação necessárias, confirmar que todas as informações estão atualizadas e compartilhar essas informações com o provedor de serviços.
Informe todas as partes
Os membros da equipe de gerenciamento de contratos e outras partes interessadas devem ser informados inicialmente de suas responsabilidades no processo de contrato. As responsabilidades durante todo o período do contrato devem ser claramente delineadas para que todos os membros da equipe entendam suas responsabilidades.
Gerenciar problemas
Quando o contrato é assinado, qualquer problema não resolvido deve ser tratado para que não causem problemas durante o prazo do contrato. Questões não resolvidas no momento da assinatura do contrato devem ser escritas e a solução e o prazo acordados. Este também é um bom momento para identificar os itens do contrato que serão deixados para desenvolvimento futuro. Qualquer item que exija uma variação no contrato inicial precisa ser cuidadosamente registrado e gerenciado.
Avalie a transição
Uma fase de transição estará presente em alguns contratos. No final desta fase, as partes devem se reunir para avaliar o desempenho geral do contrato. Em alguns casos, o período de transição é quando os detalhes finais do contrato são elaborados; Nestes casos, uma avaliação completa do período de transição é crítica. Este é também o momento de determinar os arranjos contratuais, como recursos que serão necessários.
Avalie o desempenho
O gerenciamento de desempenho deve ser contínuo durante todo o contrato. A avaliação contínua dos dados de desempenho, continuando o que está funcionando e corrigindo o que não está, ajudará a recriar os termos do contrato que beneficiam todas as partes.
Gerenciar Variações
Todos os contratos devem incluir provisões para variações, que devem ser permitidas somente em instâncias definidas. As variações do contrato devem sempre ser definidas por escrito por uma emenda formal. Um processo padrão de gerenciamento de mudanças deve estar em vigor para todas as variações.
