Planejar uma convenção de sucesso requer conhecer os objetivos estratégicos gerais da organização anfitriã antes de começar a trabalhar na logística básica das reuniões. Usando seus objetivos estratégicos, você pode efetivamente planejar como atrair os participantes que deseja, escolher o local certo, selecionar os melhores palestrantes e desenvolver as comodidades e atividades mais atraentes.
Defina seus objetivos estratégicos
As metas de uma organização para uma convenção nem sempre são as mesmas que as metas do participante da convenção. Conheça os motivos da organização para hospedar a convenção. Pode ser atrair e reter membros, gerar lucros, fornecer aos membros do conselho e do comitê um benefício de férias ou gerar publicidade na mídia para a organização.
Defina seu plano tático
Depois de conhecer seus objetivos estratégicos, defina seus objetivos táticos para alcançá-los. Estes podem incluir a escolha de seminários e palestrantes para atrair tipos específicos de participantes, ter uma feira produtora de receitas, adicionar atividades de cônjuge para aumentar a participação, organizar funções sociais como torneio de golfe ou cruzeiro no rio, ter um banquete de premiação ou realizar um voto anual. a adesão. Seu plano de marketing deve incluir as estratégias de publicidade, relações públicas, promoção e mídia social para promover a convenção.
Planeje o orçamento
Determine as metas financeiras da organização para a convenção e revise seus números. Você pode estar limitado a um orçamento específico se a convenção for uma despesa. A organização pode ter uma meta de lucro ou você pode gastar com base na receita esperada. Criar projeções com base em receitas de registro e patrocínio otimistas e conservadoras.
Delinear sua agenda
Em seguida, planeje sua agenda de eventos. Escolha sua data, local e atividades. Muitas convenções têm um tema que explica o objetivo geral do evento e ajuda a atrair participantes. Talvez seja necessário solicitar informações sobre datas e possíveis locais de sua diretoria ou participantes e realizar visitas a vários locais antes de escolher um deles. Revise informações sobre convenções anteriores para aprender sobre locais, comparecimento, desempenho financeiro e feedback dos participantes e patrocinadores. Crie um calendário que comece com o check-in do participante e descreva a agenda de cada dia.
Necessidades Logísticas de Pesquisa
Comece contatando locais, palestrantes, fornecedores, opções de entretenimento, companhias audiovisuais, impressoras e empresas de viagens. Determine como lidar com marketing, registros, patrocínios, crachás, check-ins, feiras de negócios, sacolas de presentes, livros de programas e páginas de sites. Enviar solicitações de propostas para fornecedores externos, como resorts, fornecedores, campos de golfe e agências de viagens. Coloque junto sua lista de fornecedores e custos desejados.
Escreva uma proposta
Prepare um documento que mostre à sua diretoria ou à equipe da convenção seu plano para a convenção. Inclua sua compreensão dos objetivos da organização e como você planeja atingir esses objetivos. Fornecer uma agenda do evento com uma programação diária detalhada. Apresentar um orçamento completo. Explique por que você selecionou o tema, a localização, os tópicos do seminário, os palestrantes e as atividades sociais. Justifique suas projeções de presença, despesas e receita com base em sua pesquisa.
