Para qualquer organização, celebrar a dedicação de um edifício é a culminação de anos de trabalho e planejamento. Há muitas maneiras de planejar essa comemoração. Aproveite o tempo gasto com criatividade para decidir quais componentes são mais apropriados para o seu evento. Haverá um corte de fita? Que tal um almoço? Você quer incluir um componente religioso? Muitas dessas ideias podem depender do seu orçamento, mas valem a pena ser exploradas. Depois de definir algumas diretrizes, inicie o processo de planejamento.
Defina a data com vários meses de antecedência. Coordenar com seu empreiteiro em uma data de conclusão prevista. Verifique os regulamentos locais de construção - você pode precisar de um certificado de ocupação para ser emitido antes de poder hospedar legalmente um evento no novo prédio. Se você estiver planejando uma comemoração em toda a comunidade, confira os calendários de outros grupos ou instituições para não exceder as datas principais.
Prepare a lista de convidados com vários meses de antecedência. Notifica os VIPs convidados da data e informa-os de que reservará lugares de estacionamento e assentos especiais para eles. Estime o número de convidados: observe atentamente sua lista e a probabilidade de as pessoas comparecerem. Normalmente, quanto maior a lista de convidados, menor a porcentagem de participação. Para listas de 500 ou mais convidados, 25% de participação é uma estimativa inicial. Os fornecedores são um recurso informado para estimar o número de convidados que participarão.
Com vários meses de antecedência, convide os membros do clero e outros oradores que você espera que participem do serviço.
Envie avisos "salvar a data" por e-mail para toda a lista de convidados com até dois meses de antecedência.
Reserve e conheça o bufê o mais cedo possível. Tome decisões sobre planejamento de espaço, cardápio, necessidades de equipamento, estacionamento, arranjos florais e pessoal de serviço.
Reserve aluguel de equipamentos e serviços. Comece a planejar reuniões para cada um deles com vários meses de antecedência. Estes podem incluir equipamentos (cadeiras, mesas, roupa de cama, palco, sistema de som e pódio), manobrista, floristas, músicos, impressora e fotógrafo. Comece a trabalhar com qualquer mídia que possa cobrir o evento.
Envie convites três semanas antes do evento. Endereço da mão, se viável.
Volte a confirmar com os prestadores de serviços duas semanas antes e verifique todos os detalhes. Faça um cronograma detalhado de eventos para o dia do evento e distribua para os provedores de serviços. Inclua informações de contato com números de telefone celular. Programas ou ordens de serviço devem ser enviados à impressora duas semanas antes do evento.
No dia anterior ao evento, reserve estacionamento para VIPs, clérigos e fornecedores com cones de trânsito e sinais de estacionamento reservados. Pegue o programa / ordens de serviço da impressora. Receba itens de aluguel e comece a configuração. Entre novamente em contato com os membros da mídia e reserve estacionamento para eles, se necessário.
No dia do evento, trabalhe o plano e dependa dos profissionais que você contratou para realizar seus trabalhos.
Dicas
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Projetar a dedicação para honrar a intenção do edifício. Por exemplo, os alunos poderiam desempenhar papéis significativos na dedicação de um novo edifício escolar, ou os convidados poderiam ser convidados a lançar sementes de flores silvestres na dedicação de um centro público de jardinagem. Se o dinheiro para o novo prédio foi doado, planeje ter uma festa particular para os doadores na noite anterior à dedicação.
