As decisões de inventário de produtos podem ser um jogo de adivinhação para os proprietários de empresas. O excesso de estoque é caro em termos de capital, e muito pouco pode ser tão custoso se os clientes forem para outros lugares fazer compras. Todas as empresas orientadas para produtos devem prestar muita atenção ao gerenciamento de estoques. O uso do QuickBooks Pro para rastrear estoques pode fornecer maneiras para os proprietários de empresas manterem registros precisos e atualizados detalhando as quantidades, o custo e a receita de revenda. O rastreamento de inventário no QuickBooks Pro também permite que os proprietários de empresas definam lembretes de pedidos e criem pedidos quando o estoque atinge o ponto de pedido especificado.
Adicione e atualize as informações do fornecedor. Adicione fornecedores que ainda não estejam na sua lista de fornecedores selecionando "Novo Fornecedor" na guia "Fornecedores" no menu principal do QuickBooks Pro. Na janela "Novo fornecedor", adicione informações de contato do fornecedor na guia "Informações do endereço" e o número da sua conta e informações da linha de crédito na guia "Informações adicionais". Atualize as informações para os fornecedores atuais, se necessário.
Ative o acompanhamento de inventário e defina as preferências de inventário. Se você não tiver rastreado inventário anteriormente, esse recurso pode não estar ativo, pois não é uma configuração padrão no QuickBooks Pro. Selecione “Preferências” na guia “Editar” do menu principal do QuickBooks Pro e, em seguida, selecione “Itens & Inventário” na lista à esquerda da janela “Preferências”. Selecione a guia "Preferências da empresa" e marque a caixa de seleção na primeira caixa para ativar o acompanhamento de inventário. Defina opções para reordenar lembretes e duplicar avisos de ordem de compra.
Crie itens de estoque. Crie um registro para descrever cada item que você entrará no inventário e vincule-o à conta de receita apropriada. Selecione “Lists” no menu principal do QuickBooks Pro, selecione “Item List” e pressione o botão “Item-New” no canto inferior esquerdo da tela para abrir a janela “New Item”. Adicione informações sobre o item de estoque da seguinte maneira:
Tipo: "Inventory Part" Reordenar informações: nome / número do item e número da peça do fabricante Informações de compra: custo de atacado, fornecedor preferencial e uma descrição do item que aparecerá nos pedidos de compra Informações de vendas: preço de venda no varejo, a conta de renda uso para rastreamento, como Vendas, e uma descrição que aparecerá nas informações de estoque de recibos de vendas: deixe esta seção em branco, pois ela será atualizada automaticamente quando você inserir o item no estoque
Entrar itens de estoque. É aqui que você cria e começa a rastrear o inventário. Selecione “Receber itens” na guia “Centro de fornecedores” no menu principal do QuickBooks para inserir itens de estoque pelos quais você já pagou, como dados históricos de itens de estoque disponíveis a partir da data em que você começa a rastrear o estoque no QuickBooks Pro. Selecione o item de estoque na caixa suspensa "Item" e preencha a quantidade. Os campos restantes, incluindo descrição, custo e valor, serão preenchidos automaticamente para você.
Se você estiver inserindo itens no estoque que exigem pagamento, selecione "Receber itens e entrar fatura". Selecione o item de estoque na caixa suspensa "Item" e insira uma quantidade. Os campos restantes incluem fornecedor, condições de pagamento, valor, data de vencimento e informações do item de estoque serão preenchidas automaticamente.
Dicas
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Quando você ativa o acompanhamento de inventário, o QuickBooks Pro adiciona três novas contas ao seu plano de contas: Ativos de estoque, Custo de mercadorias vendidas e Ajuste de estoque.
Para garantir a precisão, é uma boa ideia realizar um inventário físico antes de inserir itens no inventário.
Aviso
O QuickBooks Pro tem uma janela de “Ajuste de estoque” a ser usada ao ajustar as diferenças nas contagens de inventário físico. Não use esta janela para registrar um novo inventário.
