Manter o controle do estoque definitivamente não é uma das partes mais agradáveis de administrar uma empresa de produtos. Requer trabalho manual pesado (levantamento, movimentação, contagem), papelada e muito tempo gasto atrás de um computador. A boa notícia é que, quando você finalmente estabelecer seu sistema de rastreamento de estoque, sua empresa se tornará muito mais eficiente. Você será capaz de acompanhar as tendências em vendas e retornos, você saberá quando é o momento ideal para encomendar ou fabricar mais produtos, e você será capaz de reunir suas demonstrações financeiras e resumos de fim de ano mais rapidamente.
Conte seus produtos para determinar o estoque inicial. Depois de ter seus números finais, categorize seu inventário primeiro pelo nome do produto e depois pelos outros atributos específicos dos produtos, como cor, tamanho, data ou estilo. Por exemplo, se você segurar camisetas bordadas como inventário, você vai querer categorizá-las pela mensagem na camiseta, depois por cor e por tamanho. Isso facilita o rastreamento e a localização do inventário de que você precisa.
Crie uma planilha no Microsoft Excel para rastrear o inventário se você tiver menos de 10 tipos de produtos no inventário. Crie uma nova planilha para cada produto e comece listando a contagem inicial de estoque. A partir daí, subtraia todas as vendas de cada produto que saírem de acordo com suas informações de registro semanalmente. Adicione novo inventário à medida que ele chega. Ajuste o total do estoque quando houver devoluções de produtos. Não se esqueça de incluir a data ao lado de cada entrada.
Se você tiver mais de 10 tipos de produtos para estoque, considere configurar um banco de dados de inventário no Microsoft Access (consulte Recursos para obter um link para os modelos que você pode usar). Os modelos de inventário de banco de dados do Microsoft Access são mais atraentes, automatizados e fáceis de usar. Ele também permite que você imprima relatórios de estoque convenientes para rastrear vendas, acréscimos de estoque e retornos.
Se você é um varejista de loja que vende muitos itens diferentes, adquira um software de gerenciamento de inventário profissional para integrar com um scanner de código de barras e o (s) registrador (es) em sua loja. Isso será caro, mas vale a despesa, pois será difícil e demorado atualizar manualmente um banco de dados com muitos itens para rastrear (consulte Recursos para obter uma sugestão de software de controle de inventário). Se você é um atacadista, distribuidor ou fabricante que trabalha apenas com faturas (sem vendas diretas aos clientes), você também pode acompanhar o seu inventário usando a documentação da sua fatura.
Se você for um revendedor de loja, faça uma verificação manual do inventário pelo menos uma vez por ano para garantir que o estoque em papel corresponda ao estoque na loja. Por causa do encolhimento (roubo), os números podem ser drasticamente diferentes se uma verificação de inventário regular não for realizada. Altere os números no seu sistema de computador para refletir o encolhimento.
Dicas
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Se você tem uma loja muito grande, pode contratar uma empresa terceirizada para fazer sua verificação manual de estoque. Eles geralmente fazem o trabalho depois que a loja fecha e passa a noite. Enquanto encolhimento é definitivamente problema para qualquer negócio, o valor que você perde pode ser amortizado, proporcionando-lhe um futuro benefício fiscal. Essa é outra razão pela qual é tão importante fazer uma verificação manual de estoque manual quando você opera uma empresa de varejo.
