Nenhum negócio é pequeno demais para um sistema de controle de estoque. Apesar disso, opções como um sistema eletrônico integrado não são necessárias nem econômicas. Por outro lado, encontrar um equilíbrio entre ter muito e muito pouco estoque pode ser difícil com um sistema manual. Se isso descrever sua empresa, o uso de uma planilha do Excel para rastrear o inventário pode ser uma alternativa econômica. Embora o Excel não possa automatizar tudo, as fórmulas e as regras de formatação condicional podem ajudá-lo a calcular os níveis de estoque disponíveis e ajudar na ordenação precisa e oportuna de estoque.
Criar uma planilha de inventário básico
Crie uma planilha do zero ou faça o download de um modelo gratuito de acompanhamento de inventário no site do Microsoft Office em office.microsoft.com. Para um sistema simples, uma planilha de 11 colunas funcionará para tarefas de rastreamento de inventário. Crie rótulos de coluna para ID de inventário, nome do produto, descrição, preço unitário, quantidade em estoque, itens vendidos, quantidade atual, nível de reabastecimento e um rótulo de coluna para identificar itens descontinuados. Você precisará preencher a planilha com as informações atuais, de modo que esse também seja um bom momento para realizar uma contagem de inventário físico.
Como funciona
Insira os dados do inventário atual em todos os itens, exceto os itens vendidos, a quantidade atual e as colunas descontinuadas. A coluna de itens descontinuados serve como uma alternativa para excluir informações da planilha à medida que os itens se tornam indisponíveis. À medida que você atualiza a planilha inserindo dados de itens vendidos, uma fórmula calculará a quantidade atualmente disponível. Se os níveis de quantidade atuais forem iguais ou menores que o nível de reabastecimento, a cor de fundo na coluna de quantidade atual o alertará para reordenar mudando de cor.
Criar uma fórmula de quantidade atual
Insira uma quantidade em estoque menos a fórmula de itens vendidos na coluna de quantidade atual. Para criá-lo, clique na primeira célula sob o rótulo da coluna de quantidade atual e insira um sinal de igual. Em seguida, clique na primeira célula sob a quantidade no rótulo de estoque, insira um sinal de menos, clique na primeira célula sob o rótulo de itens vendidos e pressione "enter". Por exemplo, a fórmula pode aparecer como "= E3-F3". Para estender a fórmula, clique na célula, posicione o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da célula para que o ponteiro pareça uma cruz. Mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado e arraste para a parte inferior da planilha.
Insira uma regra de reabastecimento
Altere a cor do plano de fundo da célula de quantidade atual para vermelho para alertá-lo quando for hora de reordenar. Para fazer isso, clique na primeira célula sob o rótulo da coluna de quantidade atual, selecione “formatação condicional” na faixa do Excel, escolha “realçar opções de célula” e selecione “entre”. Na caixa de diálogo que abrir, digite o número 5 em Na primeira caixa de texto, digite zero na segunda caixa de texto e escolha "preenchimento vermelho claro" na caixa suspensa. Estenda a regra arrastando todas as células da coluna, exatamente como você fez com a fórmula.
