A sazonalidade, as expectativas de serviço de 24 horas e a capacidade de se adaptar a um ambiente em constante mudança tornam os fluxos de trabalho organizados vitais para operações eficientes em hotéis. Embora as atividades de trabalho às vezes fluam em uma sequência suave, durante os horários de pico, essas mesmas atividades podem se sobrepor. Isso torna um sistema de comunicação eficiente uma parte importante das regras, rotas e funções que entram no fluxo de trabalho de um hotel organizado.
Planeje o fluxo de trabalho
Crie um diagrama de fluxo de trabalho vertical que identifique cada departamento ou área e descreva a sequência de tarefas usando caixas de texto, conectando setas e números para identificar a direção do fluxo de trabalho. Para um pequeno hotel, estes podem incluir clientes, a recepção e o departamento de limpeza. Por exemplo, o diagrama quebraria a reserva de um quarto em cada uma das etapas do componente: um convidado faz uma reserva, recebe uma confirmação e chega à recepção, onde os funcionários da recepção processam o check-in. Quando o hóspede faz o check-out, a recepção processa o check-out e notifica o serviço de limpeza.
Analisar Tarefas
Em um ambiente de trabalho de hotel, há momentos em que tarefas e responsabilidades devem se sobrepor. Usando o diagrama de fluxo de trabalho como referência, analise as tarefas executadas durante cada turno para antecipar melhor as necessidades de pessoal. Por exemplo, os funcionários da recepção do terceiro turno podem ser capazes de lidar com tarefas domésticas leves e tarefas administrativas adicionais, como atualizar o banco de dados de reservas ou responder a e-mails. Isso pode eliminar a necessidade de agendar o serviço de limpeza durante a noite e liberar tempo para os funcionários do primeiro e segundo turnos.
Agendamento de funcionários
Tanto o agendamento de funcionários quanto os prazos de tarefas devem ser flexíveis. Por exemplo, se o seu horário de check-in normal é meio-dia, o serviço de limpeza deve ter quartos limpos e prontos até lá. No entanto, você precisará ajustar horários ou contratar funcionários temporários durante horários de pico. O mesmo vale para o pessoal da recepção. Se você costuma agendar duas pessoas durante o dia e uma pessoa durante a noite, talvez seja necessário ajustar os horários de trabalho - às vezes com pouca antecedência - para fornecer cobertura de sobreposição durante horários de pico.
Planejamento de Comunicações
Um bom plano de comunicação é vital para um fluxo de trabalho de hotel organizado. Revise o diagrama de fluxo de trabalho e identifique os pontos de comunicação críticos. Os exemplos incluem reuniões de mudança de turno, procedimentos de plantão, emergências de limpeza e procedimentos para atualizar as compras incidentais que os hóspedes fazem durante sua estadia. Por exemplo, os funcionários da limpeza devem informar a recepção quando um hóspede remover itens da geladeira do quarto. Inclua procedimentos para comunicar alterações de fluxo de trabalho para garantir que nada seja esquecido. Isso também pode exigir a compra de equipamentos adicionais, como rádios bidirecionais ou telefones celulares, para funcionários de plantão.
