Organizações sem fins lucrativos estão sob escrutínio de uma variedade de partes interessadas por causa de sua confiança em doações de caridade ou porque têm status de isenção de impostos. Para garantir que suas práticas de compra sejam aprovadas quando analisadas pela mídia, pelos doadores, pela Receita Federal ou por outras partes interessadas, é importante criar políticas de aquisição que evitem possíveis conflitos de interesse ou falta de transparência.
Lances Múltiplos
Algumas organizações sem fins lucrativos exigem que compras acima de um determinado nível de dólar sejam oferecidas para oferta, com a organização recebendo vários lances para diferentes fornecedores. Isso ajuda a reduzir a chance de um agente de compras, chefe de departamento ou diretor executivo recompensar um contrato com um amigo, membro da família ou associado comercial que ofereça uma recompensa pessoal ou suborno imediato. Isso também impede que um fornecedor de longa data aumente as taxas ou reduza os serviços a cada ano porque sabe que não tem concorrência.
Oferta baixa versus melhor lance
Sua política de compras pode exigir que sua organização receba o lance mais baixo em projetos, serviços ou mercadorias, ou permita que você faça o melhor lance. O melhor lance pode não ser o mais barato, mas pode oferecer um valor melhor para a organização. Por exemplo, uma empresa de marketing esportivo pode oferecer uma corrida de 10 quilômetros por uma tarifa mais baixa do que outra, mas o maior lance pode ter mais experiência em corridas e ter mais contatos que possam comprar patrocínios. Em alguns casos, uma organização sem fins lucrativos pode permitir que um contrato seja direcionado a uma empresa que não seja a mais baixa, desde que o contrato esteja dentro de uma determinada porcentagem da proposta mais baixa e o agente de compras, chefe de departamento ou gerente mostre os motivos pelos quais a proposta mais baixa não é o melhor lance.
Solicitações de Propostas
Como parte de sua política de aquisições, crie e emita uma solicitação de propostas para projetos, serviços ou mercadorias maiores que um valor em dólar específico. Um RFP é um procedimento padrão que as empresas usam para comunicar aos possíveis licitantes os mesmos requisitos objetivos de um contrato. As RFPs ajudam as organizações sem fins lucrativos a fazerem comparações de lances de maçãs para maçãs.
Conflito de interesses
Para evitar o favoritismo ou o surgimento de favoritismo, pergunte aos membros do conselho e à equipe administrativa se eles têm amigos, familiares ou parceiros de negócios que vendem bens ou serviços que você compra. Muitas organizações sem fins lucrativos têm políticas que proíbem a organização de realizar negócios com empresas que têm laços estreitos com as principais partes interessadas. Antes de aprovar contratos grandes, compartilhe os nomes dos possíveis parceiros de negócios com seus principais interessados para determinar se algum deles tem um conflito.
Transparência
Como as organizações sem fins lucrativos não concorrem com outras empresas por lucros, elas têm mais liberdade para divulgar informações comerciais com o público. Torne sua política de compras prontamente disponível para o público em seu site. Inclua informações sobre grandes compras no relatório do tesoureiro, fornecidas ao seu conselho de administração nas reuniões do conselho.
Sustentabilidade
Você pode querer dar preferência a empresas que usam práticas comerciais “verdes”. Isso pode incluir empresas que publicamente declararam e demonstraram iniciativas para reduzir o consumo de energia e água, reciclar, usar materiais orgânicos e não-tóxicos ou reduzir a embalagem.
