O Internal Revenue Service permite que os contribuintes deduzam despesas relacionadas ao uso de um carro ou caminhão para fins comerciais. Enquanto você pode optar por amortizar os custos reais de usar um veículo para negócios, a maioria das pessoas optam por tomar a dedução de milhagem padrão, que em 2014 foi de 56 centavos por milha. Mas você não pode simplesmente adivinhar as milhas da sua empresa. O IRS exige que você mantenha registros para provar que as milhas que você deduziu são precisas e foram realmente para fins comerciais.
Requisitos de IRS
Os regulamentos do IRS para contribuintes que optarem por deduzir a taxa de milhagem padrão exigem um registro mostrando "milhas percorridas, destino e finalidade comercial". Você não inclui esse registro com os formulários de imposto enviados no final do ano, mas deve mantê-lo como prova, se a Receita Federal questionar sua dedução de milhagem, ou se você já foi auditado. Seu registro deve incluir informações suficientes para satisfazer o auditor. Por exemplo, se você registrar que, em 12 de janeiro, percorreu 9 milhas até uma reunião com um cliente, esteja preparado para provar que a distância era de 9 milhas. E seu objetivo declarado precisa incluir detalhes suficientes para o auditor determinar que essa foi uma viagem de negócios legítima.
Milhas Você Pode Deduzir
O IRS também define o que considera como quilometragem dedutível para os negócios. Por exemplo, você não pode deduzir as milhas entre sua casa e seu local de trabalho. Mas você pode deduzir a distância entre dois locais diferentes de negócios. Você pode deduzir a quilometragem entre o escritório e os escritórios dos clientes, mesmo que o escritório esteja em sua casa. Se você viajar para uma conferência ou reunião ou participar de um seminário que irá beneficiá-lo em sua empresa, isso conta como uma dedução de negócios. Se sua viagem combina objetivos comerciais e pessoais, você pode deduzir somente a parte comercial da viagem. Por exemplo, se você dirigir até a agência dos correios para enviar documentos para um cliente e, em seguida, parar na mercearia para pegar o jantar, poderá deduzir apenas a quilometragem associada à viagem até a agência dos correios, não à mercearia.
Registros Eletrônicos
Aplicativos para smartphones, tablets e computadores pessoais automatizam o acompanhamento da milhagem comercial. Esses aplicativos permitem que você preencha as principais informações, como seu destino e a finalidade da sua viagem, e eles calcularão a milhagem. Muitos desses programas permitem exportar os dados para uma planilha. Você também pode instalar o software de posicionamento global em seu carro para acompanhar toda a sua milhagem. Mas, como observou um artigo do New York Times de 2006 sobre software de rastreamento, o software pode ser suscetível a falhas e falhas de hardware, portanto, os backups regulares de seus dados são cruciais.
Registros escritos
Uma das maneiras mais simples de rastrear a quilometragem é manter um registro por escrito no seu carro - em um notebook ou em um formulário de registro de quilometragem você imprime a partir do seu computador ou compra em uma loja de material de escritório. Desenvolva o hábito de registrar suas leituras do odômetro inicial e final cada vez que você usar seu carro para os negócios, além de observar o objetivo comercial da viagem. Preencha as informações para cada viagem e some as milhas no final do ano. Você também pode usar outra documentação, como impressão de rotas ou mapas, como backup adicional para suas deduções de milhagem.
