O IRS mantém registros eletrônicos de vários itens que você envia em nome do seu negócio. Você pode entrar em contato com o Departamento de Receita Federal para solicitar transcrições que contenham informações sobre devoluções registradas, pagamentos de impostos que você fez e se você acumulou uma obrigação de imposto comercial e uma discriminação de multas e juros cobrados de sua conta. Como proprietário de uma empresa, você pode solicitar esses registros diretamente ou dar uma autorização aos funcionários para fazer o pedido deles. Da mesma forma, um profissional de impostos contratado para lidar com sua conta fiscal de negócios também pode solicitar os registros com um formulário válido de procuração do IRS.
Solicitações de Funcionários Autorizados
Preencha o Formulário 8821 do IRS, Autorização de Informações ao Contribuinte (consulte Recursos). Na primeira seção, preencha as caixas usando suas informações comerciais e o Número de Identificação do Empregador. Na segunda seção, liste o nome e o endereço comercial da pessoa que você autorizou a solicitar seus registros. Na seção do número CAF, escreva “NONE” e o IRS emitirá um número CAF para seu empregado pelo correio. Inclua um número de fax se você deseja receber registros por fax.
Preencha as caixas na terceira seção do Formulário 8821 para indicar o tipo de informação que você deseja que seu funcionário discuta com o IRS. Seja específico na seção "Assuntos fiscais". Se você deseja que seu funcionário receba informações que não sejam transcrições, como informações de devolução ou saldo devedor, informe os itens para os quais você autorizou o acesso nesta seção. Marque a caixa na linha 5a para receber transcrições. O IRS não os enviará ao seu funcionário autorizado, a menos que a caixa esteja marcada.
Assine e imprima seu nome na Seção 7 do Formulário 8821. Você deve incluir o título de sua empresa ou o formulário não será processado. Se você possui uma corporação, indique o título de seu diretor corporativo; se você possui uma LLC, escreva “Member”; e se você for um único proprietário, escreva "Proprietário". Você também deve fornecer a data da assinatura.
Ligue para a linha de prioridade do prestador de IRS no 866-860-4259. Esta é uma linha especial reservada para pedidos de transcrições e discussão do status da conta limitada. Pressione a opção "2" para falar com a divisão da conta do negócio. Um agente pedirá ao seu empregado para enviar o Formulário 8821 por fax enquanto estiver na linha, e ele fornecerá o número para o envio do fax. Quando o agente recebe o formulário, ele volta ao telefone para discutir sua conta.
Encomende os registros que você deseja. Uma "Transcrição de Conta" fornecerá a maioria das informações que você procura, incluindo a data em que a devolução foi recebida, a data em que os depósitos fiscais foram lançados e outras informações, como avaliações de penalidade e arquivamentos de garantia. Diga ao representante os períodos e formulários exatos que você deseja discutir. Por exemplo, se você quiser registros para um item de retorno trimestral, deverá informar ao agente os trimestres para os quais você precisa de registros. Solicite que as transcrições sejam enviadas pelo método de entrega desejado - por fax ou pelo correio.
Pedido de registro do proprietário
Prepare o Formulário IRS 4506-T (consulte Recursos) para solicitar registros por conta própria. Este é um formulário de e-mail e os registros solicitados usando este método serão enviados para você.
Indique o nome e o Número de Identificação do Empregador que o IRS tem arquivado para o seu negócio na Seção 1. Na Seção 6, indique o formulário de imposto do seu pedido.Você só pode solicitar um formulário usando o formulário 4506-T. Se você precisar de registros de vários formulários de declaração de imposto, será necessário preencher um formulário separado 4506-T para cada um deles. Exemplos de formulários de impostos comerciais comuns do IRS incluem Formulário 941, Formulário 940, Formulário 1120, Formulário 1120-S e Formulário 1065.
Marque a caixa da transcrição do registro que você está solicitando. Geralmente, uma "Transcrição da conta" inclui todas as informações de que você precisa. Marque a caixa na linha 6b para receber esta transcrição. Se você estiver preocupado com a falta de devoluções, marque a caixa na Linha 7 para receber informações de devolução pendentes.
Indique os anos ou períodos para os quais a solicitação é. Se você está solicitando registros para um retorno arquivado trimestralmente, é necessário listar cada trimestre individualmente. Use um formato de mês, data e ano.
Use as informações de contato fornecidas nas instruções do Formulário 4506-T para enviar por correio ou fax sua solicitação. Você deve enviar seu formulário para a unidade associada ao seu estado de negócios. Seus registros serão enviados para você assim que o IRS processar sua solicitação. Geralmente, aguarde várias semanas para receber seu pedido.
