Como empregador, você é responsável pelo envio de declarações fiscais W-2 para cada funcionário até 31 de janeiro. Manter suas cópias W-2 em arquivo por vários anos protege contra reclamações de que você não as enviou no prazo e serve como uma defesa em uma auditoria.
Requisitos de manutenção de registros
O Internal Revenue Service pode auditar o retorno de imposto de uma pequena empresa por até três anos após o arquivamento, de acordo com o site legal Nolo. O IRS incentiva os empresários a reter todos os documentos fiscais, incluindo W-2s, por pelo menos quatro anos após o arquivamento. Nolo oferece uma sugestão ainda mais conservadora de manter registros por pelo menos seis anos após o arquivamento.
Razões para manter
Além de usar as declarações W-2 como documentação em uma auditoria, você deseja mantê-las caso os funcionários afirmem que não receberam uma cópia. Os funcionários são instruídos a contatá-lo se não receberem um W-2 dentro de duas semanas a partir do prazo final de 31 de janeiro. Nesse ponto, você pode precisar enviar outra cópia. Você também precisa manter cópias de seus registros de impostos comerciais, incluindo os retornos para os quais você relatou a receita dos funcionários, por pelo menos seis anos.
