O dicionário do Webster define uma carta como uma mensagem escrita ou impressa para um indivíduo ou um grupo, que geralmente é enviada pelo correio. É claro que, em nossa era eletrônica, muitas cartas são transmitidas por e-mail, seja no corpo do e-mail ou como um anexo. Não obstante esta tendência, as cartas comerciais continuam a ter funções tradicionais. Assim, é crucial que as pessoas no mundo dos negócios conheçam essas funções para causar a impressão correta com parceiros de negócios.
Vendas
Apesar da tendência de conduzir os negócios eletronicamente, “as cartas de vendas tradicionais continuam sendo uma ferramenta importante dos negócios modernos”, afirma Kenneth Zimmer, Professor Emérito da Escola de Negócios e Economia da Universidade Estadual da Califórnia e Sue C. Camp, Professor Associado da Gardner-Webb College. Broyhill School of Management. Além disso, a Zimmer e a Camp afirmam que a maioria das cartas comerciais são, na realidade, cartas de vendas, uma vez que o seu objectivo é promover a venda de bens ou serviços aos destinatários. Existem cinco objetivos principais de cartas de vendas:
- Para atrair a atenção do destinatário.
- Para estabelecer um relacionamento amigável com o destinatário.
- Para apelar aos motivos de compra do destinatário.
- Para persuadir o destinatário a agir.
- Para fornecer ao destinatário a oportunidade de agir.
Relações públicas
O objetivo de qualquer empreendimento de relações públicas é influenciar as crenças, atitudes ou ações de um público-alvo. Tal é o caso de uma carta de relações públicas, explicam Melvin L. DeFleur e Everette E. Dennis, co-autores de “Compreensão Comunicação de Massa: Uma Perspectiva de Artes Liberais.” O objetivo principal da carta de RP é influenciar positivamente a impressão de uma audiência sobre a empresa. ou organização.
Alguns exemplos de cartas de relações públicas são aqueles que se esforçam para atingir os seguintes objetivos:
- Promova um novo negócio.
- Convide os clientes a abrir contas de cobrança.
- Agradeça aos clientes pelos seus negócios.
- Bem-vindo clientes em potencial para a comunidade.
- Anuncie uma venda ou serviço especial.
- Ofereça incentivos para usar os serviços da empresa.
Solicitações e Respostas
As cartas de negócios mais rotineiras fazem um pedido ou respondem a um, Zimmer e Camp. Exemplos de cartas de solicitação incluem reservar uma sala de reunião, solicitar uma cotação de preço, solicitar extratos de faturamento e marcar compromissos. No entanto, Zimmer e Camp aconselham que essas cartas rotineiras “não devem ser tratadas rotineiramente”. Portanto, você deve seguir algumas diretrizes ao enviar uma solicitação ou responder a uma delas:
- Forneça informações completas.
- Nunca faça solicitações não razoáveis.
- Seja preciso e preciso.
- Nunca seja descortês.
Reivindicações e ajustes
Os clientes às vezes reclamam de serviços ou produtos defeituosos. Quando tais ocasiões surgem, as empresas devem responder negociando com os clientes para fazer um ajuste. Além disso, as empresas também escrevem cartas de reclamação, como quando um fornecedor falha em enviar o produto certo ou não o envia. No entanto, Zimmer e Camp dizem que, seja respondendo ou submetendo uma reclamação ou um ajuste, você deve manter as seguintes regras em mente:
- Certifique-se de que você tenha todos os fatos.
- Seja preciso e completo ao descrever a reivindicação.
- Evite ser acusador, ameaçador ou exigente..
- Seja gentil.
- Sugira uma solução razoável que seja satisfatória para todas as partes envolvidas.
Comunicações Sociais
Parabenizar os profissionais de negócios em ocasiões especiais é uma “cortesia e tradição comum”, escrevem Zimmer e Camp. Os empregadores também devem enviar cartas de condolências quando um associado sofrer uma perda ou tragédia, responder prontamente a convites formais, reconhecer aposentadorias e expressar gratidão por presentes, hospitalidade ou tratamento especial. Não reconhecer tais circunstâncias retrata a empresa sob uma luz ruim.
Certifique-se de formatar as letras corretamente:
- Use papel timbrado da empresa.
- Alinhar a data da correspondência à direita da página.
- Coloque o nome do destinatário, o título oficial e o endereço na parte inferior da página, alinhados à esquerda.
- Siga a saudação com uma vírgula, não dois pontos, por exemplo: Caro Sr. Jones,
- Espaço duplo entre a saudação e o primeiro parágrafo da carta e entre cada parágrafo. No entanto, o espaço único do corpo de cada parágrafo.
- Não inclua iniciais de referência, copie notações, etc.
