Planos de comunicação eficazes agregam valor às organizações e muitas vezes fazem a diferença entre o sucesso e o fracasso dos programas. Mas, o que é um plano de comunicação eficaz? A comunicação é definida como "um processo pelo qual a informação é trocada entre indivíduos através de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamento". Planejamento de comunicação eficaz ajuda a superar os obstáculos, criando uma linguagem comum e enquadrar a mensagem. Esses planos auxiliam na organização de uma hierarquia de mensagens-chave e na identificação específica de seu público em termos de tempo e entrega.
Plano para se comunicar eficazmente
Planos de comunicação eficazes preparam o cenário para gerenciar a mensagem, alcançando resultados e medindo o sucesso. Os planos identificam os fundamentos de quem, o quê, onde, por que e como para qualquer projeto, programa ou empresa de comunicação. Criar um plano obriga você a pensar sobre seus objetivos e antecipar reações, incluindo barreiras, antes de ir a público. Um plano de comunicação também concentra seus esforços, fornecendo contexto, definindo prioridades e desenvolvendo o alinhamento. Ele permite que você desenvolva uma mensagem consistente que cria impulso e é adaptada à mídia usada.
Construindo o Plano
Embora os planos de comunicação variem em tamanho, dependendo de seu escopo e propósito, alguns componentes-chave incluem: Analise a situação. Qual é o problema ou a oportunidade que existe? Como a indústria ou a empresa estão mudando? Você está lançando algo novo? Você tem dados de pesquisa ou pesquisa? Isto é uma situação de emergência ou crise? Os fatores econômicos ou políticos são relevantes? Qual é a história? Identifique o público primário e secundário. Qual é o tamanho do seu público? Qual é o conhecimento deles sobre a situação? Como eles serão afetados? Eles são receptivos? Agilize a mensagem. Por que eles precisam dessa mensagem? Você está influenciando seu público? Pedindo-lhes para agirem? Eles resistirão a isso? Existem camadas para a mensagem? Determinar a distribuição Como você alcançará seu público? Os grupos podem ajudar você a comunicar essa mensagem? Qual mídia se encaixa na sua mensagem? Com que rapidez precisa sair? Qual é a preferência do seu público? Definir metas O que você está tentando alcançar? Como você vai saber se consegue isso? É mensurável? Quanto deve demorar? Qual é o seu orçamento? Meça os resultados. Você alcançou seus objetivos? Existem os próximos passos necessários? Você precisa medir durante um período de tempo?
Tipos de planos de comunicação
Dependendo do seu negócio, os planos de comunicação geralmente são encontrados em vários níveis da organização. Do ponto de vista corporativo, o plano se concentra na visão, missão e estratégias do negócio. Também poderia incluir a marca da organização geral. Em um nível de produto, os planos de comunicação podem ajudar a lançar um produto, estender uma linha de produtos, construir uma marca ou aumentar a participação de mercado. O grupo de relações públicas procura o que é interessante e como usar a mídia para alcançar vários mercados. Também pode incluir comunicações de crise, bem como relações com a comunidade. Em recursos humanos, o foco está na comunicação do empregado. Como podemos transmitir informações aos nossos funcionários sobre estratégias, programas, mudanças e treinamento? Para as relações com investidores, o objetivo é ganhar interesse financeiro na empresa, construir reputação nessa comunidade e aumentar os ratings.
Obtendo a palavra para fora
Com o crescimento da mídia, os comunicadores têm muitas opções, mas conhecer o seu público é fundamental. Pergunte aos seus mercados o que eles usam com frequência. Determine o que sua mensagem requer. Isso é urgente? Você precisa de feedback? Você está construindo uma comunidade? Cada um deles levaria a um sistema de distribuição diferente. Em muitos casos, é necessário mais de um veículo de comunicação para garantir que a mensagem chegue ao seu mercado. Canais comuns de distribuição incluem: Emails Reuniões Redes sociais (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Sites / blogs Newsletters / newpapers Apresentações Comunicados de imprensa Cartas Publicações Manuais Folhetos Televisão Rádio Vídeos Webinars / webcasts Treinamentos
Blocos de estradas para planos de comunicação eficazes
Um fator-chave na comunicação ineficaz é a diferença em como falamos, lemos e pensamos. Nós falamos em cerca de 100 palavras por minuto, lidas em cerca de 200 palavras por minuto, mas nossos pensamentos trabalham em mais de 500 palavras por minuto. Isso significa que podemos nos distrair facilmente. Acrescente a isso nossa crescente lista de e-mails recebidos, o crescente número de fontes de mídia tradicionais e on-line e nossas aparentemente intermináveis reuniões. Um plano eficaz precisa lidar com essas questões, reunindo o conhecimento de seus grupos de interesse específicos, obtendo feedback e aplicando esses dados ao desenvolvimento de mensagens eficazes. Isso geralmente significa entregar essa mensagem em vários formatos ao longo do tempo.
