Ninguém gosta do tempo do imposto. Vamos ser real: arquivar seus impostos é sempre estressante - mesmo que você contrate um contador para fazer isso por você. Para aliviar sua ansiedade fiscal, é importante preencher a documentação adequada e enviá-la no momento certo para evitar multas. É aí que entram os formulários W-2 e W-3. O IRS tem uma série de formas “W”, mas o W-2 e o W-3 estão intimamente ligados ao empregador. Um é sempre necessário, enquanto o outro pode não ser.
As formas W-2 e W-3 são definitivamente semelhantes. A principal diferença está no seu receptor. Cópias de um formulário W-2 vão do empregador para o empregado. Cópias de um formulário W-3 vão de um empregador para a Administração da Previdência Social (junto com cópias adicionais de W-2s). Então, como você arquiva e qual é a diferença?
Dicas
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Os empregadores usam W-3s para reportar ganhos para a Administração da Previdência Social, se não estiverem arquivando W-2s eletronicamente.
O que é um formulário W-2?
Qualquer pessoa que já tenha sido funcionário de uma empresa recebeu um formulário W-2. É como uma irmã do MISC-1099, que atende trabalhadores contratados. Antes de começar a trabalhar em uma nova empresa, os funcionários preenchem um W-4 que detalha todas as suas retenções de impostos. Este formulário é então usado por um empregador para criar um W-2. No final do ano, um W-2 é enviado para todos os funcionários, o que permite que eles saibam o total de ganhos do ano e os impostos retidos de seus contracheques. Eles podem usar isso para obter um reembolso em seu retorno de imposto. Dependendo do status de retenção do funcionário, talvez seja necessário pagar o IRS no final do ano. Isso normalmente é mais comum com 1099 trabalhadores, que não têm impostos retidos antecipadamente.
Os formulários W-2 são um requisito para todos os empregadores com funcionários. O IRS reclama que os empregadores relatem os salários de cada funcionário desde que:
- O imposto de renda, a seguridade social ou os impostos do Medicare foram retidos?
- Tiveram imposto de renda que teria sido retido, contanto que eles só reivindicassem um subsídio de retenção ou não reivindicassem uma isenção em seu W-4.
O que é um formulário W-3?
Benefícios públicos são uma graça salvadora para aqueles que estão abaixo da linha da pobreza. No final do dia, todos nós pagamos para eles e temos todo o direito de recebê-los em determinadas circunstâncias. Por exemplo, aqueles com mais de 65 anos podem coletar o Seguro Social, desde que tenham pago o suficiente para o sistema. Aqueles abaixo da linha de pobreza qualificam-se para o Medicare. A Administração da Previdência Social precisa saber exatamente quanto os empregadores estão pagando pelos sistemas, e é aí que entra um W-3.
Se você é um funcionário, provavelmente nunca lidou com um formulário W-3. Isso é usado estritamente pelos empregadores. No final do ano, os empregadores usam um W-3 para informar os ganhos, os salários do Medicare e os salários da Previdência Social de todos os seus funcionários. Este documento é enviado para a Administração da Segurança Social até fevereiro. O problema é que também deve incluir os formulários de imposto W-2 de todos os funcionários. Se você tiver 10 funcionários, precisará enviar 10 formulários W-2. Os totais de todos os formulários W-2 adicionados devem ser iguais ao que você relata em seu formulário W-3.
Enviando um W-2 e W-3
Os empregadores sabem que os formulários W-2 vêm com um monte de cópias - seis para ser exato. Então, qual é o caminho certo para enviar junto com o seu W-3? A cópia A é enviada para a Administração da Previdência Social, o que significa que é isso que você anexará ao seu W-3. Copie B e C siga diretamente para seus funcionários. Eles vão enviar o primeiro para o IRS e segure o segundo para seus registros pessoais, caso eles sejam auditados. Cópia D fica arquivado em seus registros apenas no caso de você já ter sido auditado.
As duas últimas cópias: Cópia 1 e Cópia 2 são para declarações de imposto de renda estaduais ou locais. Estes vão para o seu empregado, juntamente com os exemplares B e C. Os funcionários recebem duas cópias do exemplar 2, pois alguns podem ter que ser arquivados em estados diferentes.
Obtendo cópias W-2 e W-3
É muito fácil obter cópias dos formulários W-2 e W-3. Você pode comprar formulários já impressos em lojas de material de escritório ou criá-los na seção "Serviços comerciais on-line" da Administração de segurança social. Você também pode imprimi-los no site do IRS - basta lembrar que esses formulários têm que ser verificáveis. Fique com sites do governo para obter os formulários oficiais. Se não puder ser lido por uma máquina, você enfrentará multas.
Quando devo enviá-los?
O IRS começa a processar declarações de impostos no final de janeiro, mas quanto mais rápido você arquiva, mais rápido você tende a obter um retorno. Existem certas regras quanto a quando um empregador deve enviar um W-2 e W-3 para as partes apropriadas.
Ambos W-2 e W-3 precisam ser enviados para as partes apropriadas até 31 de janeiro. Se você não conseguir arquivar no tempo, você irá incorrer em algumas multas, que o IRS calcula com base em quão atrasado é o seu depósito. Há uma multa de US $ 50,00 por formulário W-2 enviada no prazo de 30 dias a contar da data de vencimento (o que significa que você tem muitos funcionários). A penalidade máxima é de $ 536.000 dentro dessa janela. Se você tiver 31 ou mais dias de atraso, a multa aumentará para US $ 60 por retorno com um máximo de US $ 1.609.000. Se você enviar seu retorno após 1º de agosto, a penalidade será aumentada para US $ 260 por retorno com um máximo de US $ 3.218.500. As coisas ficam ainda piores se a Receita Federal acreditar que você reteve intencionalmente os formulários W-2 e W-3. Nesse caso, a multa é de US $ 530 por retorno e não há limite máximo.
Pequenos empresários fazem uma pausa nos pênaltis. Eles são limitados a uma taxa menor, mas ainda variam entre US $ 50 e US $ 530 por retorno. Você também pode incorrer em penalidades por formulários de preenchimento que não são legíveis por computador ou que contêm informações incorretas.
As extensões não estão sempre garantidas
Anteriormente, quase todos podiam obter uma extensão para preencher formulários W-2 e W-3 atrasados. Nos últimos anos, este não é o caso. O IRS virou o regulamento em sua cabeça. Hoje, você precisa preencher um formulário de extensão, mas não é garantido. Você precisa ter um motivo legítimo por trás de sua solicitação de extensão.
Se você quiser solicitar uma extensão, preencha o Formulário 8809 do IRS até o prazo final de 31 de janeiro. A extensão só te dá 30 dias.
Arquivar um W-2 e W-3
Normalmente, as empresas só enviam formulários MISC-1099 se pagam a um prestador de serviços mais de US $ 600 pelo seu trabalho. Este não é o caso de um W-2, que não tem requisitos mínimos de apresentação. Todos os empregadores devem preencher um formulário W-2 para um funcionário, mesmo que não tenham pago salários suficientes para exigir que ele apresente uma declaração fiscal.
Por outro lado, os empregadores nem sempre precisam preencher um formulário W-3. Isto é realmente apenas para pessoas que se arquivam pelo correio. Se você enviar eletronicamente os formulários W-2 de seu funcionário para a Administração do Seguro Social e para o IRS, não será necessário enviar um W-3. O preenchimento on-line é uma exigência para qualquer pessoa com mais de 250 funcionários.
