Qualquer pessoa que trabalhe para uma empresa está familiarizada com os manuais de políticas e procedimentos e seus primos mais breves e mais concisos, manuais de funcionários. Os manuais de políticas e procedimentos atendem a dois propósitos - satisfazer requisitos legais, como contratação e questões ambientais, e articular a missão e a visão de uma empresa por meio de diretrizes cuidadosamente consideradas e detalhadas. Uma política descreve o que uma empresa deseja que os funcionários façam para alcançar os objetivos organizacionais, e os procedimentos descrevem em detalhes como realizar essas políticas. Idealmente, uma empresa seguirá uma fórmula simples: Estabelecer declarações de missão e visão, desenvolver objetivos estratégicos, criar políticas de apoio e produzir procedimentos táticos para implementar as políticas.
Itens que você precisará
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Leis aplicáveis
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Acordos de negociação coletiva, se houver
Desenvolva um processo e estrutura e junte uma equipe (se você não for o único canal do projeto). Decidir sobre as responsabilidades dos membros da equipe, incluindo pesquisa, redação, questões legais, mecanismos de aprovação e métodos de produção. Embora a maioria das empresas forneça literatura de funcionários em formato eletrônico, você também precisará imprimir cópias impressas. Determine os líderes e contatos da equipe para cada etapa do processo. Realize uma reunião organizacional para decidir como o manual fluirá fisicamente - capítulo a capítulo e passo a passo.
Aborde os aspectos legais do manual. Inclua passagens que abordem oportunidades iguais, assédio sexual, discriminação e testes de drogas. Certifique-se de que nenhum texto do manual viole as leis existentes ou contradiga um contrato de trabalho. Estabelecer um contato jurídico corporativo para revisar e aprovar o manual para questões legais. Negligência e responsabilidade civil são as preocupações legais mais comuns para as empresas, e os manuais de políticas e procedimentos são legalmente vinculativos para as empresas. A maioria das violações por parte das empresas não é intencional, mas se os manuais forem mal redigidos, ignorados ou não explicarem claramente as consequências das ações dos funcionários, poderão surgir problemas legais.
Inclua as declarações de missão e visão da empresa e sua história. Explique como as políticas e procedimentos servem para apoiar e reforçar os valores descritos.
Escreva sobre benefícios. Incluem questões de benefícios obrigatórios, como a Segurança Social, subsídios de desemprego, compensação dos trabalhadores, considerações militares (dever de reserva, por exemplo) e licença de família. Também delinear benefícios não obrigatórios, como férias, horas extras, tempo de compensação, seguros, planos de aquisição e aposentadoria (incluindo quaisquer disposições de 401k), e períodos sabáticos e licenças de ausência.
Desenvolva e mantenha um tom de escrita positivo. Estabeleça parâmetros dentro dos quais os funcionários possam atingir seus objetivos com sucesso. Evite, quando possível, linguagem proscriptiva. Consistentemente dizer aos funcionários o que eles não podem fazer ou o que não devem fazer cria tensão, especialmente quando os que fazem e não proíbem um comportamento ruim facilmente reconhecível.
Crie um rascunho e revise, revise e edite - depois analise, revise e edite novamente.
Envie o rascunho através do processo de aprovação. Peça a alguns funcionários que não são membros da equipe que leiam o manual para obter informações.
Faça alterações no manual após o processo de aprovação e obtenha a aprovação final, se necessário. Prepare o manual para produção. Selecione gráficos ou fotos e formate o manual.
Produza o manual, em formato impresso e eletronicamente. Certifique-se de que você identificou um "gatekeeper" para futuras alterações.
Dicas
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Um manual do funcionário deve ser uma breve introdução à sua empresa, com boas vindas, informações de orientação e breves discussões sobre regras, expectativas e benefícios. Provavelmente, será a primeira coisa que os funcionários lerão (antes do manual de políticas e procedimentos) e não imitarão o manual em tom ou detalhe.
Aviso
Se os funcionários de sua empresa forem representados por um sindicato, o acordo de negociação coletiva em vigor geralmente servirá de base para a maioria das políticas e procedimentos. Tenha cuidado para não contradizer acordos sindicais com políticas e procedimentos.
