Um sistema de numeração para políticas e procedimentos ajuda os usuários a navegar através de um manual em papel ou on-line. Um sistema padronizado fornece organização lógica e garante que o usuário possa encontrar informações sem ter que verificar todas as páginas e cabeçalhos. A organização departamental e um sistema de numeração numérico ou alfanumérico são formas simples, porém eficazes, de garantir que uma política ou procedimento possa ter apenas um local possível no manual.
Layout de políticas e numeração de páginas
Organize as políticas em ordem alfabética, incluindo cada uma como um capítulo separado, e numere cada capítulo usando um número composto, como 1.0 e 2.0. Por exemplo, se a política do departamento de recursos humanos ocupar o capítulo cinco, use “5.0 - Recursos humanos” como título do capítulo. Numere as páginas dentro de cada capítulo em ordem seqüencial, não em ordem seqüencial do começo ao fim do manual.
Numeração Para Procedimentos
Crie números para procedimentos acrescentando números de capítulo. Por exemplo, se “5.0 - Recursos Humanos” incluir seis procedimentos, numere-os de 5.1 a 5.6 e inclua o nome de cada procedimento. Use recuo, letras minúsculas e algarismos romanos em minúsculas para identificar etapas e sub-etapas dentro de cada procedimento. Por exemplo, se os procedimentos de rescisão ocuparem a posição 5.2, use as letras “a, bec” para identificar as etapas de rescisão de um empregado. Se qualquer uma dessas etapas incluir subetapas, identifique-as usando números romanos em minúsculas, como "i, ii, iii".
Considerações sobre o sistema de numeração
Embora um bom sistema de numeração permita revisões, não é totalmente infalível em relação às adições. Se for possível, monte o manual e crie o sistema de numeração somente depois de concluir a criação de todas as políticas e procedimentos necessários. Caso contrário, você precisará adicionar novas políticas no final do manual ou renumerar tudo para manter a ordem alfabética.
