A realização de uma análise eficaz do processo de negócios garante que as operações da sua empresa produzam os resultados desejados da maneira mais eficiente. Por exemplo, você pode conduzir uma revisão do processo de negócios antes de comprar um novo hardware ou software. Para conduzir uma revisão do processo de negócios, monte uma equipe de pessoas representando todos os níveis da organização afetados por quaisquer alterações no processo de negócios atual. A montagem das pessoas certas pode ajudá-lo a identificar problemas, determinar possíveis melhorias, designar gerentes de projeto, implementar correções rápidas e desenvolver um plano de longo prazo.
Mapeie seu processo atual. Liste os processos críticos de negócios usados para produzir seus produtos e serviços. Discuta problemas no ambiente atual, como atrasos no recebimento de suprimentos ou problemas de qualidade do fornecedor. Realize uma série de reuniões para a equipe debater idéias sobre por que os problemas existem e como lidar com eles. Realize pesquisas para saber como outras empresas lidam com problemas semelhantes. Use ferramentas gratuitas de mapeamento de processos de negócios, como Gliffy, Bonita Open Solution ou Questetra BPM, para documentar seu processo atual.
Revise os processos de negócios documentados para garantir que os detalhes reflitam com precisão a maneira como os negócios funcionam. Por exemplo, distribua procedimentos de solução de problemas para todos os funcionários que lidam com chamadas de atendimento ao cliente. Observe o pessoal usando os procedimentos e anote qualquer desvio para identificar se o pessoal precisa de habilidades, conhecimentos, treinamento ou experiência adicionais para que o processo de negócios funcione de maneira eficaz.
Identifique possíveis mudanças. Determine como as alterações podem afetar os procedimentos atuais. Observe o pessoal concluindo tarefas para validar as suposições. Entreviste os funcionários para reunir informações sobre os problemas de processos enfrentados por sua organização. Realize uma pesquisa ou execute grupos de foco para coletar ideias para melhoria. Não assuma que você conhece a solução certa, como comprar novo hardware ou software, sem entender como o novo sistema afeta a organização.
Crie um novo processo. Redesenhar os processos de negócios envolve assegurar que todos os processos para as funções da empresa estejam alinhados com os objetivos estratégicos atuais. Ajuste o processo com base na análise realizada como parte da revisão do processo de negócios. Revise seu novo processo com a equipe para determinar dependências entre organizações e possíveis problemas. Documente todas as alterações recomendadas pela equipe de revisão do processo de negócios e publique as conclusões em um boletim informativo, e-mail ou outro mecanismo de comunicação da empresa.
Avalie sua implementação. Meça as atividades operacionais, como a satisfação do cliente, defeitos ou custos do produto, para determinar se as melhorias geradas pela sua revisão tiveram impacto. Realize revisões posteriores e ajuste seus processos de acordo se não houver melhorias dentro do prazo esperado.
