Os relatórios de negócios geralmente são colocados em uma encadernação ou encadernação de plástico durável, usando uma encadernação em espiral ou em pente para garantir que eles suportarão vários leitores. O formato de relatório que os empresários usam para relatórios vinculados é chamado de "formato de manuscrito". Um relatório em formato manuscrito contém várias seções: uma página de título, uma carta de transmissão, um sumário, um resumo executivo, uma introdução, um histórico do problema ou situação, uma discussão, uma solução, uma conclusão, um trabalhos citados e apêndices.
Comece o relatório criando uma página de título. A página de título pode ser formatada de várias maneiras diferentes, mas deve conter o título do relatório, o nome do autor, o nome do destinatário e a data.
Crie a carta de transmissão. Embora o relatório possa ter múltiplos destinatários, a carta de transmissão é endereçada ao chefe do comitê ou à pessoa de mais alto escalão. A carta de transmissão introduz a tarefa e cobre os pontos principais. Isso funciona como um resumo antecipado para o destinatário do relatório.
Escreva o corpo do relatório, começando pela introdução. A introdução descreve o propósito do relatório, o problema que você está discutindo e o escopo do problema. Por exemplo, se o tópico do relatório for a falta de estacionamento em seu local de trabalho, você descreveria o problema de estacionamento, a razão pela qual sua empresa deve resolver o problema e quais estacionamentos estão sendo discutidos.
Crie uma seção chamada background e purpose que discutirá qualquer informação contextual relevante. O destinatário do relatório pode já estar ciente dessas informações, mas, inclusive, ele dará ao restante do comitê uma visão geral completa, além de demonstrar seu conhecimento do tópico. Para o exemplo de estacionamento, você pode discutir o fato de que os lotes foram adequados quando você começou, mas desde a fusão da empresa em 2004, os novos funcionários tiveram problemas para encontrar estacionamento.
Escreva uma seção que discuta as várias soluções para o problema. A gerência desejará ser informada sobre todas as possíveis soluções, ou todas as possíveis causas no caso de um relatório analítico, para o problema. Cubra cada solução ou causa em detalhes e forneça evidências para cada um.
Descreva a melhor solução ou a causa mais provável. Se você estiver defendendo uma solução, forneça um orçamento e um cronograma para a solução, para que a administração tenha uma visão clara de todo o dinheiro e trabalho envolvido na implementação da solução. Se você está descrevendo uma causa mais provável, explique o que pode ser necessário para resolver a causa.
Escreva uma conclusão que resuma o relatório e reitere a necessidade de implementar sua melhor solução ou abordar a causa mais provável. Forneça informações de ação, como datas relevantes para a reunião para votar na solução ou outras informações da reunião.
Crie uma seção de trabalhos citados que liste todas as suas fontes. Isso permitirá que o gerenciamento leia mais sobre o problema ou verifique seus fatos.
Coloque quaisquer apêndices, como uma cópia de uma pesquisa ou um esquema detalhado, no final do relatório.
Crie o resumo executivo após o corpo do relatório ser gravado. Em seguida, coloque o resumo executivo diretamente atrás do índice no relatório. O resumo executivo deve ser de aproximadamente 1/10 do tamanho do corpo do relatório e deve ser uma visão abrangente de todo o relatório. O objetivo do resumo executivo é fornecer um resumo completo de todo o relatório para o comitê.
Escreva o índice por último, mas coloque-o por trás da carta de transmissão. Quando tiver terminado o corpo do relatório, digite todos os cabeçalhos e subtítulos principais e coloque-os no sumário, juntamente com o número da página.
Ligue o relatório. Se o seu relatório for lido apenas uma ou duas vezes, uma capa plástica transparente com um encadernador deslizante parecerá profissional e durável o suficiente para alguns usos. Se o seu relatório precisar ser mais durável, leve-o a uma loja de cópias e peça para encaderná-lo. A copiadora pode colocar uma capa plástica de alta qualidade no relatório e inserir uma encadernação nela. Um fichário de pente é uma opção adequada e barata, mas uma encadernação em espiral será a opção mais durável e atraente por apenas alguns dólares a mais.
