Um dos aspectos mais frustrantes de administrar um negócio é lidar com cheques incorretos. Lidar com cheques devolvidos pode ser um assunto complicado. O problema mais comum enfrentado por proprietários e gerentes de negócios é abordar o assunto com um cliente, especialmente se ele for regular. Talvez a maneira mais comum e cortês de arrecadar fundos seja com uma carta bem elaborada sobre a dívida.
Escreva a carta no papel de carta da sua empresa. Não confunda o problema pedindo pagamento em seu papel de carta pessoal.
Use a saudação apropriada para seu cliente, dois espaços abaixo do endereço de retorno. Use o termo “Caro” e o sobrenome como “Caro Sr. Jones” ou “Caro Ms. Smith”. Você pode usar o “Olá” ou “Saudações” em geral, mas um endereço pessoal é melhor. Evite usar um nome ou uma saudação informal como "Oi".
Comece a carta abordando a dívida de maneira não ameaçadora. Um exemplo disso seria: “Estamos escrevendo para informar que um cheque pessoal que você nos emitiu foi devolvido para nós, não pago pelo banco”. Continue de uma forma que dê ao beneficiário o benefício da dúvida: “Temos certeza isso representa nada mais do que um descuido de sua parte, e você corrigirá rapidamente o erro ".
Dê todos os detalhes sobre o cheque sem fundo, como o nome do banco, o número do cheque e a data, bem como o valor. Além disso, mencione o número da conta do cliente com sua empresa e documente o saldo dessa conta.
Consulte sua política de "taxa de devolução" se tiver uma. Por exemplo, se você tiver uma política por escrito especificando uma taxa de US $ 20 para todos os cheques devolvidos, você os citaria e solicitaria juntamente com o valor do cheque. Sempre forneça ao cliente o valor do saldo total devido, como “Por favor, remeta US $ 150,00 para o cheque devolvido, mais a taxa de cheque devolvido de US $ 20, para um total de US $ 170,00”.
Instrua o cliente sobre como ele pode enviar os fundos para você. Por exemplo, você pode solicitar que ele traga dinheiro para o seu local de trabalho ou envie uma ordem de pagamento ou cheque visado para o endereço da sua empresa. Além disso, indique se você pode aceitar cartões de crédito ou débito por telefone ou pessoalmente.
Indique as condições de pagamento: "Por favor, remeta o pagamento no prazo de 15 dias". Feche com um convite para o destinatário ligar para você com qualquer dúvida.
Assine e copie seu advogado. Anexar "esquire" ao sobrenome do advogado, para que o destinatário saiba que um profissional legal está monitorando a situação. Você não quer ameaçar ação legal em uma primeira carta. Liquidar a dívida amigavelmente é a escolha preferida. Copiar seu advogado sutilmente avisa o destinatário de que você pode levar o destinatário ao tribunal se o problema não for resolvido.
Dicas
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Se você não ouvir o seu devedor no prazo de 10 dias úteis, siga com outra carta enfatizando a sua necessidade de ouvir de volta dele dentro de uma semana. Se você não receber uma resposta ou se o devedor se recusar a pagar, entregue a questão ao seu advogado.
