Como organizar e acompanhar várias tarefas em mudança

Uma tarefa é uma unidade de trabalho. O escopo de uma tarefa pode variar de um assunto que exige mão-de-obra mínima a uma que exige mão-de-obra considerável que envolve uma série de subtarefas para sua conclusão. As tarefas geralmente estão relacionadas a metas e objetivos específicos e limitados no tempo. Como tal, organizar e rastrear tarefas é importante para atingir metas e objetivos. Ao comprometer tarefas em papel ou em um programa de computador, você assume o controle do seu dia e, em última análise, das suas metas e objetivos de curto e longo prazo.

Itens que você precisará

Lista de afazeres
Calendário

Percorra sua lista de tarefas e coloque um valor numérico para cada item com base em sua prioridade medida. Isso ordena suas ações de uma maneira que lhe dá a melhor chance de causar o maior impacto ao longo do dia. Priorize tarefas, decidindo sobre a importância de cada tarefa para suas metas e objetivos. Algumas tarefas virão com um senso natural de urgência, enquanto outras podem fazer uma pausa para avaliar se elas realmente têm alguma importância.

Estimar o tempo necessário para executar cada tarefa. Coloque um intervalo de tempo que defina a alocação mínima e máxima de tempo para executar cada tarefa. O tempo necessário para concluir uma tarefa pode afetar sua prioridade no dia. Por exemplo, uma tarefa simples que leva cinco minutos para ser concluída pode ter prioridade sobre uma tarefa com uma importância relativamente maior que requer de três a cinco horas para ser concluída. Tarefas que exigem períodos de tempo mais longos para serem concluídas naturalmente terão que ser agendadas por um longo período de tempo.

Definir prazos para cada tarefa. Os prazos finais concentram sua atenção e incentivam sua conformidade. Algumas tarefas terão prazos estabelecidos por partes externas, como aquelas estabelecidas por clientes ou instituições externas. Outras tarefas exigirão que você estabeleça um prazo. Isso será moldado por fatores como a quantidade de tempo necessária para concluir a tarefa e se o trabalho dos outros é necessário para concluir a tarefa. Além disso, ao delegar atribuições de tarefas, ajuda a entregar solicitações com prazos ligeiramente anteriores ao seu próprio prazo para a tarefa.

Agendar tarefas. Isso envolve decidir como organizar tarefas e atividades no seu calendário. Considere o relacionamento natural entre as tarefas ao agendá-las. Você obterá o máximo de eficiência agrupando tarefas semelhantes - por exemplo, concluindo o faturamento de projetos diferentes em um horário definido. Além disso, considere seus picos de energia pessoais durante o dia, quando agendar tarefas. Se a sua força mental aumentar durante as horas da manhã, programe tarefas que requeiram atenção mental ideal durante esse tempo. Se a sua energia cair às 15h, pode ser a melhor hora para agendar tarefas simples.

Seja flexível. Você pode priorizar, definir prazos e agendar tarefas de uma maneira que faça o uso mais eficiente do seu tempo, apenas para receber uma ligação de alguém cuja própria lista de urgência exige seu tempo e atenção. Não deixe isso atrapalhar seus esforços. Técnicas de gerenciamento de tempo incluem o fator tempo flexível em sua programação diária. Além disso, se for uma opção viável, estabeleça determinados períodos de tempo como "tempo sem interrupções" para tarefas que exijam altos níveis de concentração.

Acompanhe e marque seu progresso. Desenvolva um fluxograma visual ou gráfico da sua lista de tarefas que sequencia atividades. Desenvolva fluxogramas de atividades individuais para tarefas principais que incluam uma série de subtarefas. Conforme você conclui tarefas e subtarefas, exclua-as da sua lista. No final de cada dia e no final de cada semana de trabalho, analise seu progresso e reorganize suas tarefas com novas listas e gráficos para o novo dia e a nova semana.