Permitir que os funcionários comprem sem diretrizes pode aumentar os custos e reduzir as margens de lucro. Compra inteligente começa com a compra da quantidade certa e qualidade de itens ao melhor preço, criando um procedimento que permite o monitoramento do processo de compra. Usar um orçamento e estabelecer um processo de revisão padrão pode revelar tendências de mercado para aproveitar e estruturas de preços que, de outra forma, poderiam ser negligenciadas.
Preparação
Escreva uma lista descrevendo todos os materiais e itens que a empresa precisa comprar. Agrupe itens semelhantes e dê a cada grupo um cabeçalho apropriado. Por exemplo, itens como canetas, blocos de anotações e papel de cópia podem ser encontrados sob o título "Material de escritório". Café, chá, xícaras e colheres plásticas podem estar todos listados em "Suprimentos para Cozinha". Itens como fichários, DVDs e caixas de DVD podem estar sob o cabeçalho "Embalagem".
Identifique todos os departamentos ou áreas da empresa que comprarão suprimentos e documentarão os grupos de itens de cada área. Por exemplo, o departamento de marketing pode comprar os títulos "Embalagem" e "Material de escritório". A equipe administrativa pode ser a única que compra "Suprimentos de cozinha", mas também compra "Suprimentos de escritório".
Planeje um orçamento de compras para cada departamento usando o orçamento anual da empresa como ponto de partida. Defina um orçamento mensal para as compras de cada departamento - isso pode envolver a participação de cada chefe de departamento para aprovação final.
Reúna informações do fornecedor, como nome da empresa, endereço, números de telefone, pessoa de contato e número da conta da sua empresa. Vincule cada item que está sendo comprado a um determinado fornecedor ou fornecedor. É aconselhável ter uma lista de fornecedores para cada item com três níveis de profundidade, de forma que, se o fornecedor preferencial estiver sem estoque, os fornecedores de back-up tenham acesso a ele. Ter mais de um fornecedor para comprar evita atrasos no pedido. Isso é especialmente importante em empresas em que peças ou outros itens devem ser solicitados e recebidos em tempo hábil para cumprir prazos.
Estabelecer relações com fornecedores para negociar descontos de preços e gerenciar pedidos especiais. Um representante de vendas designado dentro de uma empresa fornecedora pode acomodar e agilizar pedidos de emergência ou curtos períodos de fabricação.
Escreva procedimentos
Escreva um processo passo a passo para cada departamento seguir ao fazer compras. Considere como uma compra será solicitada, autorizada, solicitada, recebida, entregue e paga. Considere o estabelecimento de limites de compra para os vários níveis de empregados e funcionários. Inclua procedimentos para compras ad-hoc, opções de pagamento e compras que possam exigir uma resposta de outros departamentos. Por exemplo, a compra de novos computadores pelo departamento administrativo exigirá o envolvimento e a entrada do departamento de TI para adquirir itens de instalação, como cabos, modems e roteadores.
Formule um processo passo a passo para gerenciar a papelada no processo de compra. Dependendo das necessidades do negócio, pode ser necessário um processo de compra eletrônica em vez de um baseado em papel.
Projete os formulários necessários para cada compra ou compre formulários de contrato padrão de um fornecedor de materiais de escritório. Os formulários podem incluir um formulário de solicitação de compra com espaço para autorização, um formulário de pedido para enviar ao fornecedor, um formulário para receber os itens em um depósito principal e outro que reconheça a entrega para o departamento solicitante.
Elaborar um processo para gerenciar reclamações e prestação de contas, revisando as relações com fornecedores e as estruturas de descontos, monitorando orçamentos de compras e revisando e melhorando o processo de compra. Ajustar e modificar o processo de compra pode produzir melhores retornos se abordado de maneira metódica. Revisões trimestrais e anuais podem contribuir para o resultado final da empresa.
Crie um manual de procedimentos de compras que descreva um guia passo a passo para a equipe seguir. O manual deve fornecer etapas claras que cada membro da equipe deve seguir para solicitar, obter autorização e fazer um pedido de compra. Ele também deve identificar aqueles que irão gerenciar o processo e estão autorizados a aprovar uma compra, bem como uma lista de fornecedores aprovados e uma lista de formulários que mostre a localização física dos formulários ou onde eles estão na rede de computadores da empresa.
