Ter um manual de políticas e procedimentos on-line permite que qualquer funcionário visualize políticas e procedimentos a qualquer momento, sem precisar se preocupar com atualizações recentes. A compay evita imprimir várias cópias em papel, conforme necessário, para diferentes departamentos. O primeiro passo é escrever o manual de políticas e procedimentos e o próximo é criar uma conta gratuita com o Google Docs, uma interface baseada na Web que permite que um membro faça upload de documentos e os compartilhe com outras pessoas. Em seguida, faça o upload do documento e defina os níveis de permissão daqueles que podem visualizar o documento.
Itens que você precisará
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Software de processamento de texto instalado em um PC
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conexão de internet
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Endereço de e-mail
Abra um novo documento em seu aplicativo de software de processamento de texto. Descreva resumidamente quais conteúdos devem ser incluídos no manual de políticas e procedimentos. Você pode dividir o manual por departamento e, em seguida, por tarefa em cada departamento. Certifique-se de incluir informações de contato para os principais membros da equipe responsáveis por cada departamento. Formate e revise o documento. Salve seu trabalho.
Faça login na Internet e acesse google.docs.com. Crie uma conta usando um endereço de e-mail de trabalho designado com uma senha que contenha letras e números. Consulte seu e-mail para receber o e-mail de confirmação do Google com informações sobre sua nova conta e clique no link de confirmação no e-mail para concluir o processo da conta.
Faça login na sua conta recém-criada. Clique em "Carregar documento" perto das opções de menu à esquerda. Uma nova janela aparecerá com duas seções. A barra esquerda mostra a sua área de trabalho ou os arquivos no disco rígido, dependendo de como você configurou. Use os ícones de seta na parte superior da janela para navegar até onde você salvou o manual de políticas e procedimentos. Clique no arquivo do manual de políticas e procedimentos para mostrá-lo na caixa “Nome do arquivo”. Clique em "Abrir". O Google Docs mostrará uma barra de status quando o upload estiver concluído.
Clique em “Voltar para gerenciar documentos”. Clique na caixa de seleção vazia ao lado do recém-enviado Manual de Procedimentos e Políticas.
Clique em “Compartilhar documento” na barra de ferramentas acima do manual. Isso abrirá outra pequena caixa onde você poderá inserir os endereços de e-mail daqueles a quem você deseja ter permissão para visualizar ou editar o documento. A menos que seu supervisor tenha lhe dito de forma diferente, escolha "Visualizar" por enquanto. Quando você clica em "Convidar", ele envia um novo e-mail para aqueles que você listou, informando que há um novo documento que eles podem visualizar. Agora você tem um manual completo de políticas e procedimentos on-line.
Dicas
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Você pode personalizar as configurações jogando com permissão e níveis de notificação. Se você quiser, o Google Docs pode informar aqueles que você convida toda vez que uma alteração é feita no documento. Isso permite que seus colegas de trabalho saibam que há uma versão atualizada pronta para ser visualizada. Como alternativa, o Documentos Google também fornece um link da página principal para compartilhar seu documento como um link da Web permanente, o que pode facilitar a distribuição para grandes quantidades de pessoas e pode eliminar a necessidade de atualizar os níveis de permissões diariamente.
Aviso
Não compartilhe a senha do Google Docs com pessoas que você não deseja ter acesso para fazer alterações na conta.
