Se você é um funcionário escrevendo um relatório para o seu chefe, ou um empresário se reportando ao seu gerente geral, a melhor ferramenta é a estrutura do "por que-como-como". Por que você está escrevendo este relatório? Quais informações o leitor precisa saber? Como você vai apresentar suas recomendações ou conclusões? Seguir esta estrutura dará um fluxo lógico ao seu documento. Ele dará ao seu chefe ou executivo as informações precisas necessárias para tomar uma decisão de negócios bem informada.
Concentre-se no porquê
Entenda por que você está escrevendo o relatório. É essencial que você esteja claro sobre o propósito do relatório, caso contrário, poderá adaptar sua escrita ao público errado ou deixar de fora informações vitais. Faça perguntas, se necessário. Se o relatório for distribuído para vários departamentos, considere se você deve incluir seções individuais que abordem as preocupações de cada departamento.
Decida quais informações incluir
Reúna as informações de que você precisa, como dados financeiros, tabelas e gráficos. Entreviste as pessoas cujas opiniões são relevantes para o seu relatório. Em seguida, escolha o ponto ou pontos mais importantes que você acha que o público precisa saber. Comece escrevendo alguns parágrafos que destacam os pontos principais ou estruture suas informações em uma lista de itens com pontos de bala.
Decida como apresentar sua recomendação
Dê um título ao relatório. Descreva brevemente os detalhes da tarefa ou o motivo da redação do relatório. Descreva seu método de coleta de informações. Organize o corpo do relatório logicamente, por exemplo, de acordo com os temas principais. Certifique-se de incluir informações suficientes para mostrar que você investigou o assunto completamente. Finalize o relatório com sua conclusão ou recomendação, com base em suas descobertas.
Adicionar um resumo executivo
Volte ao início do seu relatório e adicione um ou dois parágrafos que sintetize os principais pontos do relatório. Como alternativa, use marcadores para estruturar suas ideias. O resumo executivo pode ser tudo o que seu chefe tiver tempo para ler, portanto, inclua todas as informações pertinentes. Resumidamente, o que é o relatório? Quais são as principais conclusões? O que você propõe ou recomenda? O que acontece depois? Edite seu resumo até que ele forneça a essência do seu relatório dentro de um tempo de leitura de um ou dois minutos.
Formatar o relatório
Se houver um guia de estilo da empresa, siga-o. Caso contrário, formate o relatório em um estilo de fácil leitura, tornando a cópia mais fácil de digitalizar possível. Use cabeçalhos claros para separar tópicos; Isso torna mais fácil para o seu chefe encontrar a página relevante no relatório. Considere destacar os fatos importantes em fonte grande ou em negrito. Organize quaisquer demonstrações financeiras, materiais impressos ou outros documentos de suporte em um apêndice ao final do relatório.
Verificar e revisar
Verifique o relatório para obter a ortografia e gramática adequadas. As verificações ortográficas e gramaticais on-line são úteis, mas nem sempre permitem o contexto.Se possível, peça a alguém que revise o relatório com atenção aos erros. Peça ao revisor para criticar o relatório em geral. Você deixou um pensamento inacabado? Você usou a terminologia da indústria consistentemente? É fácil de entender? Não tente impressionar com seu vocabulário estelar - busque clareza.
