Um gerente de projeto realiza reuniões regularmente com membros da equipe interna do projeto para discutir seus projetos atuais. Além disso, um gerente de projeto pode facilitar reuniões com as partes interessadas do projeto, gerenciamento executivo e clientes para iniciar um projeto e pode realizar reuniões contínuas para fornecer atualizações sobre seus projetos e responder a perguntas sobre cronogramas e orçamentos. Preparar-se para cada reunião do projeto é fundamental para fazer uso benéfico do seu tempo e dos participantes da reunião.
Convide as pessoas apropriadas para a reunião do projeto. Determine as metas que você precisa realizar na reunião com base nos convidados. Se estiver se reunindo com os membros da equipe do projeto, você pode definir metas para obter atualizações de status, resolver problemas internos e fazer com que os membros da equipe compartilhem informações sobre o projeto. Se estiver se reunindo com as partes interessadas do projeto, executivos e clientes, seu objetivo é fornecer atualizações gerais de marcos e responder a perguntas.
Solicite tópicos da agenda dos convidados vários dias antes da reunião. Em vez de se esquivar de uma bola surpresa na reunião, peça perguntas e tópicos de discussão daqueles conectados ao projeto. Isso permitirá que você tenha tempo para preparar e convidar outras pessoas que possam apoiá-lo na reunião. Antecipe o que os convidados vão querer ouvir e discutir sobre o projeto. Por exemplo, se você souber que os clientes desejam discutir materiais de marketing, obtenha atualizações de seu departamento de comunicações e convide um representante para a reunião.
Crie uma agenda formal de reuniões do projeto. Liste os detalhes da reunião, como nome da reunião, data, hora, local e número da teleconferência na parte superior da página. Listar tópicos da agenda, como status dos marcos do projeto; status de áreas funcionais de negócios, como TI, marketing, jurídico e outros departamentos relevantes; orçamento do projeto; próximos passos; e quaisquer tópicos sugeridos a você por outras pessoas.
Envie a todos os convidados um convite para reunião eletrônica e uma agenda. Inclua um plano de projeto ou relatório de status para acompanhar sua discussão sobre status e cronograma. Envie o convite o mais cedo possível e acompanhe a agenda e os anexos pelo menos um ou dois dias antes da reunião. Isso permitirá que seus convidados revisem os documentos e se preparem com antecedência.
Verifique a logística de reuniões, como reservas de salas de conferência e configuração da sala, com vários dias de antecedência da sua reunião. Teste seu número de teleconferência e os logins da reunião na Web, conforme aplicável, para garantir que eles estejam funcionando e sejam de fácil acesso. Como os participantes provavelmente trabalham em várias tarefas, você não quer perder tempo com números de telefone e links defeituosos.
