Ninguém gosta de dar más notícias, especialmente aos funcionários. No entanto, quando o negócio está em baixa, muitas vezes é necessário demitir ou reduzir horas. Essas mensagens são particularmente difíceis de escrever em uma carta porque pode parecer que, não importa como você declare os fatos, os destinatários ficarão zangados e chateados. Felizmente, com algum planejamento, você pode escrever uma carta que facilite a facilidade dos funcionários e os ajude a entender a natureza difícil de sua decisão de reduzir suas horas.
Digite a data. Pule um espaço. Se você estiver personalizando uma carta para cada funcionário, use a função de mala direta em seu programa de processamento de texto para adicionar os nomes e endereços. Como alternativa, você pode omitir totalmente o endereço interno e escrever uma carta genérica se simplesmente tiver muitos funcionários para fazer cópias personalizadas.
Abra a carta digitando "Dear (Insert employee name)" seguido de dois pontos. Se você estiver escrevendo uma carta geral, digite "Dear Valued Employee" seguido de dois pontos.
Comece a carta, fornecendo plano de fundo. Explique que a empresa está perdendo dinheiro e o que você tentou fazer para conter o declínio. Escreva em linguagem clara, mas com detalhes suficientes, para que os funcionários entendam que a empresa está passando por momentos difíceis. Não mencione as horas reduzidas no primeiro parágrafo, porque os funcionários provavelmente deixarão de ler e você perderá a oportunidade de explicar a situação ou de tentar reter sua boa vontade.
Explique a redução de horas no segundo parágrafo. Seja específico. Quantas horas os trabalhadores esperam perder a cada semana? Quando eles retornarão ao seu horário normal, se aplicável? Os funcionários terão muitas perguntas e resolvê-los agora evitará confusão e telefonemas para o escritório.
Enfatize as boas novas, se houver. Por exemplo, se você está reduzindo horas para evitar demitir ninguém, diga isso. Se você tem uma estratégia que, em breve, acredita que sua empresa voltará ao negócio, deixe que os funcionários sintam seu otimismo. Mesmo que a boa notícia seja relativamente pequena, ela ajudará o funcionário a sentir que você tem os melhores interesses no coração.
Forneça informações sobre ações no último parágrafo. Se os funcionários precisarem fazer alguma coisa, como preencher papelada adicional, informe-os. Agradeça-lhes por estarem com você neste difícil processo.
