Contabilidade é um aspecto essencial de um negócio. O registro completo permite que uma empresa forneça relatórios financeiros precisos aos acionistas, credores e à Receita Federal, entre outros. Se a sua empresa está sendo auditada ou apenas precisa apresentar seus impostos trimestrais, você precisará ter um contador qualificado ao seu lado para preparar as declarações necessárias e garantir que as teorias básicas de contabilidade sejam atendidas. Seja qual for o tipo de negócio que você executa, uma compreensão completa das muitas maneiras de encarar suas necessidades financeiras e uma boa compreensão dos princípios contábeis é imperativa para os proprietários e contadores da empresa garantirem que seu futuro fiscal seja salvaguardado.
O que é teoria contábil?
É essencial que tanto os contadores quanto os proprietários de empresas entendam conceitos básicos de contabilidade. Os princípios por trás dessas teorias deram origem, com o passar do tempo, às práticas reais empregadas pelos contadores para garantir que as finanças sejam adequadamente gerenciadas e monitoradas. Há vários princípios considerados como parte da teoria básica de contabilidade, incluindo o princípio de custo, o princípio de correspondência, a materialidade, o conservadorismo e a premissa da unidade monetária.
Princípio do custo: Este princípio exige a gravação de ativos assim que eles são adquiridos. Estes podem variar de coisas tão simples como material de escritório e equipamentos de fábrica para novas franquias. Dependendo dos tipos de recursos que você está gravando, é possível que eles se desvalorizem com o tempo. No entanto, eles ainda devem ser documentados quando você os adquirir.
Principio da combinação: Esse princípio exige que todas as transações associadas a um tipo específico de receita sejam mantidas juntas e relatadas como uma unidade. Sob a teoria dos princípios de correspondência, as despesas são sempre relatadas no mesmo período, como um mês, trimestre ou ano, e a renda associada é registrada. Esta teoria existe apenas no método de contabilidade de exercício. Por exemplo, se sua empresa tiver um vendedor que ganha US $ 2.000 em comissões pelo trabalho feito em janeiro, a despesa para isso deve ser registrada em janeiro, mesmo que você não pague o empregado até o próximo mês. Esse princípio exige que os contadores sejam cuidadosos e sempre consistentes em sua documentação.
Materialidade: A noção de materialidade afirma que um padrão de contabilidade pode ser ignorado, contanto que o resultado líquido de fazer isso tenha um impacto pequeno o suficiente sobre os livros, de modo que ninguém que os revise seja induzido em erro. Um julgamento cuidadoso deve ser tomado ao determinar se uma transação específica é importante o suficiente, uma vez que a materialidade não delineia especificamente quais transações são consideradas mais impactantes.
Por exemplo, se você tiver uma despesa menor que será distribuída durante um período de um ano, como sua cobrança de Internet sem fio, pode não importar se $ 240 é contabilizado quando você assina o contrato pela primeira vez, em vez de dividido em incrementos de $ 20. os 12 meses que impactarão. A materialidade muda dependendo do tamanho da empresa em questão, também, já que os orçamentos menores exigem que mais atenção seja dada a cada quantia gasta, pois representa uma porção maior do todo. A Securities and Exchange Commission sugere que um item de linha que represente menos de 5% de um orçamento não precisa ser contabilizado, mas que qualquer valor acima desse valor deve ser considerado.
Conservadorismo: Este princípio lida com passivos. Para garantir que sua empresa tenha dinheiro suficiente para as contas que tem no horizonte, o conservadorismo exige que todos os passivos e obrigações potenciais sejam registrados assim que forem previstos. Dessa forma, as empresas podem planejar despesas que surgem no futuro.
Presunção de unidade monetária: Esse princípio contábil de alto nível é apropriado para empresas grandes ou globais. Considera o valor do dólar e se esse valor pode permanecer consistente ou mudar ao longo do tempo. Ao antecipar as flutuações potenciais da moeda, ela pode ajudar as empresas a planejar o aumento futuro dos negócios, a expansão de instalações de produção ou oportunidades de investimento.
Gestão versus contabilidade financeira
Certos tipos de contabilidade podem se concentrar mais nas necessidades dos gerentes. A contabilidade gerencial é especialmente útil para os líderes da empresa, pois os contadores trabalham para preparar especificamente relatórios que ajudarão os gerentes a tomar decisões importantes para orientar o futuro da empresa. Normalmente, os gerentes de contabilidade são bem versados na administração de uma empresa e, portanto, são mais adequados para aconselhar os proprietários.
Contadores financeiros, no entanto, geralmente trabalham para fornecer relatórios indicando como o negócio está sendo executado. Ambos os tipos de contadores devem seguir as mesmas regras de ouro da contabilidade e, se trabalharem para a mesma empresa, aderir aos mesmos princípios de contabilidade por uma questão de consistência.
Na contabilidade, como na maioria das áreas de negócios, considerar uma variedade de opções produz a estratégia mais eficaz para a longevidade e a saúde financeira. Contadores profissionais estão familiarizados com todas as teorias básicas de contabilidade e sabem como fazer cada trabalho para as empresas com as quais interagem. Nenhum princípio é necessariamente correto para todas as empresas, e as necessidades de uma organização evoluem com o tempo. Uma reavaliação freqüente da abordagem que uma empresa está tomando em seus relatórios contábeis e financeiros é essencial.
Conhecimento Básico de Contabilidade
A contabilidade é executada em algo chamado "regras de ouro", que são uma série de diretrizes sobre como as transações financeiras devem ser rastreadas. Independentemente do princípio de contabilidade usado ou se um contador está seguindo uma estratégia financeira ou de gerenciamento, é importante que essas regras sejam seguidas.
A primeira dessas regras trata do sistema de escrituração dupla, que determina que cada transação precisará ser refletida em pelo menos duas contas. Por exemplo, se a sua empresa vendesse produtos por US $ 5.000, na contabilidade com base no regime de competência, o contador registraria a transação na categoria de receita (crédito) e contas a receber (débito) pelo mesmo valor.
A segunda regra de ouro da contabilidade, usada para o que é chamado de contas reais, dita que você sempre debita o que entra e credita o que sai. Uma conta real, por definição, tem um valor monetário e é propriedade do negócio.
Por último, quando se trata de contas nominais, você deve debitar todas as despesas e perdas e creditar todas as receitas e ganhos. Contas nominais são aquelas que envolvem capital, como aluguel, descontos ou comissões.
Diretrizes e Termos Básicos de Contabilidade
Como proprietário de uma pequena empresa, você deve entender os termos e diretrizes básicos de contabilidade para garantir que seu contador esteja funcionando de acordo com as melhores práticas. Em todos os casos, as transações devem ser documentadas imediatamente, juntamente com sua data, uma descrição e a conta que será debitada e creditada.
De um modo geral, as transações são rastreadas em um diário. Se você administra uma grande empresa ou tem várias transações complexas, vários diários são usados para rastrear créditos e débitos. Por exemplo, uma revista de recebimentos de caixa acompanha a receita e um diário de desembolso de caixa controla as despesas. É claro que o software de contabilidade substituiu os periódicos físicos na maioria das empresas, mas os programas usam os mesmos diários básicos de contabilidade para acompanhar as finanças.
Um plano de contas mostra os totais atuais de todas as contas da sua empresa. Estes incluem ativos, passivos, patrimônio do proprietário, receita, custo das mercadorias vendidas, despesas operacionais e outras contas. Se você lida principalmente com serviços, em vez de vender produtos, não terá uma conta de custo de produtos vendidos. Seu contador recomendará quais categorias devem ser usadas e incluídas em seu plano de contas, com base no tipo de empresa que você opera.
Quatro suposições da teoria contábil
A teoria contábil exige que os contadores trabalhem com quatro premissas. A primeira hipótese da teoria contábil exige que as empresas sempre usem uma conta corrente separada e um cartão de crédito para pagamentos de negócios. Manter suas contas pessoais e de negócios separadas não é apenas mais fácil para os contadores prepararem relatórios financeiros, mas também é um requisito dos princípios contábeis geralmente aceitos. Consequentemente, misturar as duas contas pode tornar mais provável que você seja auditado.
A segunda hipótese da teoria contábil pressupõe que uma empresa continuará a existir e não irá à falência. A terceira hipótese assume que os demonstrativos financeiros refletem valores em dólar, não números, como a produção unitária. E a quarta suposição da teoria contábil é que as demonstrações financeiras precisam ser preparadas pelo menos mensalmente ou anualmente.
