Verificar e fotocopiar o cartão do Seguro Social de um novo funcionário, em vez de simplesmente anotar o número, é uma boa prática comercial. Isso pode ajudar a evitar erros, como a emissão de declarações W-2 sobre salários e impostos com números incorretos do Seguro Social. Se isso acontecer, corrija o erro em seus registros e emita um novo formulário W-2 para seu funcionário.
Corrigir e reimprimir
Assim que o erro for descoberto, insira o número correto no registro da folha de pagamento do funcionário para garantir que ele não ocorra novamente. Em seguida, corrija o erro e reimprima um novo formulário W-2 para a Administração da Previdência Social e o empregado. Informe ao seu funcionário que, como o erro não afetou as informações sobre ganhos, ele não precisará apresentar uma declaração de imposto alterada.
Preencha o formulário W-2C
Se você já preencheu o formulário W-2 do seu funcionário, você deve preencher um formulário W-2C com a Administração do Seguro Social. Preencha apenas a seção superior se todas as informações restantes no formulário estiverem corretas. Insira o nome da empresa e as informações de contato na Caixa A, o número de identificação do empregador na Caixa B e o ano fiscal na Caixa C. Insira o SSN correto do funcionário na Caixa D. Marque na Caixa E para indicar que o número digitado é um número corrigido e digite o número incorreto - o número que você relatou originalmente - na Caixa F.
