A maioria dos indivíduos nos negócios envia rotineiramente documentos como anexos de e-mail. No entanto, é melhor criar uma boa pasta para correspondência postal. Seu objetivo ao escrever qualquer documento para fins comerciais é incluir informações de que a outra parte precise em linguagem profissional. Isso não significa que a linguagem deve ser alta ou obscura. Se aqueles que lerem o documento não entenderem completamente, considere criar uma página separada de informações com marcadores para explicar o documento principal.
Reúna todas as informações necessárias para o seu documento. Forneça informações claras no documento em um tamanho de fonte que outras pessoas possam ler facilmente. Experimente os tamanhos das fontes e os estilos de impressão para criar uma boa impressão visual. Peça a alguém em quem confie para revisar o documento antes de enviá-lo.
Coloque o nome, título e departamento da pessoa que receberá o documento. Inclua o nome do autor do documento, endereço de e-mail e números de contato telefônico. Digite esse tipo de informação no canto superior direito da página de rosto ou centralize essa informação na parte inferior.
Escreva um resumo executivo indicando quais informações o documento fornece. Por exemplo, declare que o documento é um lance para um trabalho de contratação. Restringir o resumo executivo a meia página ou menos. Escreva esta seção como se o leitor não tivesse nenhuma pista sobre qualquer informação fornecida no documento. O resumo deve fornecer informações que a pessoa que recebe o documento pode precisar compartilhar com outras pessoas.
Ofereça informações sobre o projeto que você deseja discutir, começando com as informações mais importantes primeiro. Envolva o interesse do leitor e tente mantê-lo em cada parágrafo. Documentos comerciais tendem a se tornar entediantes com muita verbosidade. Crie subtítulos para apresentar as informações de uma maneira mais interessante.
Pinte uma imagem com suas palavras. Ajude o leitor a visualizar os pontos que você está tentando fazer usando uma linguagem que descreve o que precisa acontecer.
Aviso
Escreva qualquer documento comercial sobre o nível de educação do leitor. Se você planeja contratar uma empresa de escavação para retirar a sujeira de um canteiro de obras, use uma linguagem que a empresa utilizaria em suas operações diárias, e não uma descrição científica.
