Criar uma lista de inventário dos itens em um escritório pode ser importante em caso de roubo, incêndio ou desastre natural. Sem uma lista, você teria que confiar em sua memória para contabilizar o conteúdo de um escritório. Uma cópia da lista deve ser armazenada fora do local e atualizada conforme móveis e equipamentos de escritório são comprados ou removidos. Opcionalmente, você pode complementar uma lista de inventário com desenhos ou fotografias que mostrem a localização de objetos-chave em cada sala.
Móveis e Acessórios
Uma lista de móveis de escritório e acessórios de sala inclui mesas, cadeiras, luminárias, lixeiras, armários de arquivo e até mesmo tratamentos para janelas. Os itens decorativos não devem ser negligenciados, como fotos ou pinturas, peças de parede, plantas, figuras ornamentais e espelhos. Verifique as prateleiras que compõem uma biblioteca do escritório. Alguns livros de referência podem ser relativamente caros e seu valor deve ser anotado.
Sistemas de computador
O coração da maioria dos escritórios hoje é um ou mais sistemas de computador. Os sistemas são compostos pelo gabinete principal do computador (CPU), monitores, impressoras, scanners, alto-falantes, teclados, mouses e todos os cabos de conexão associados. Grave qualquer laptop. Itens adicionais incluem suprimentos de backup de bateria ininterrupta e sistemas de projeção de vídeo. Um inventário de escritório que também lista o preço de compra e a data de compra de cada item, seja móveis ou computadores, permite que a lista seja usada para determinar a quantidade de cobertura necessária para garantir o conteúdo do escritório. Registrar o preço de compra e a data também é útil ao preencher as declarações de imposto de renda, pois os computadores e outros equipamentos de escritório podem ser depreciados ao longo de vários anos, e seu preço de compra e data são necessários neste cálculo. Inclua também software de computador na lista.
Equipamentos de comunicação
Escritórios comumente usam equipamentos eletrônicos para comunicações, além de e-mail através de um computador. A lista de inventário do escritório deve incluir máquinas de cópia e fax, telefones, máquinas de ditado e intercomunicadores. Modems e roteadores de banda larga são usados para conectar computadores e VoIP (Voice Over Internet Protocol) aos serviços de comunicação. Ter uma lista que inclua números de série de todos os dispositivos eletrônicos e de computação será valiosa em caso de roubo.
Suprimentos
Suprimentos de escritório são considerados itens que são usados no curso dos negócios e devem ser periodicamente reabastecidos. Nesta categoria estão o papel para copiadoras e impressoras, cadernos e papel para notebook, almofadas forradas, agenda e calendários, tinta e toner para impressoras e aparelhos de fax, canetas e lápis, marcadores, clipes de papel, sacos de lixo, envelopes e similares. Um passeio por uma loja de material de escritório ou uma rápida olhada no seu depósito de suprimentos irá lembrá-lo de quaisquer itens adicionais do tipo de suprimento. Os programas de software estão disponíveis para ajudar a gerenciar e rastrear o inventário do escritório e podem fornecer alertas quando os suprimentos estão acabando e precisam ser reordenados.
