As empresas têm dois grandes ciclos de negócios: o ciclo de receita e o ciclo de despesas. O ciclo completo de contas a pagar faz parte do ciclo maior de compras e despesas. Isso consiste de toda a gama de atividades contábeis necessárias para concluir uma compra, uma vez que o pedido tenha sido feito e o produto ou serviço recebido. O ciclo completo de contas a pagar envolve correspondência de documentos, aprovação de faturas, emissão de cheques e registro de pagamentos.
Dicas
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O ciclo completo de contas a pagar pode referir-se ao processo completo de recebimento, verificação e pagamento de uma fatura ou um cargo que implica a responsabilidade por todo o processo.
O ciclo de contas a pagar
Três documentos importantes estão envolvidos no processo de contas a pagar: um pedido de compra, um relatório de recebimento e uma fatura de fornecedor.
- Quando a empresa está pronta para fazer uma compra, um departamento de compras enviará um ordem de compra para um fornecedor. Este documento detalha as mercadorias solicitadas, o preço e a quantidade. A ordem de compra aciona o fornecedor para enviar as mercadorias.
- Assim que a empresa recebe as mercadorias, o departamento de recebimento completará recebendo relatório. Este relatório documenta as mercadorias exatas contidas na remessa. Se a remessa contiver itens danificados, o funcionário a anotará no relatório.
- O fornecedor envia um fatura de fornecedor solicitar o pagamento dos bens ou serviços prestados. Este documento é enviado para contas a pagar e aciona o processo de pagamento.
Procedimentos de contas a pagar
Uma empresa de contas bem administrada configura procedimentos cuidadosamente definidos orientar o processo de contas a pagar, a fim de evitar erros e detectá-los quando eles ocorrerem. Os mesmos procedimentos também podem deter e detectar a falsificação deliberada e fornecer uma trilha de auditoria para uso posterior no caso de uma discrepância passar despercebida. Esses procedimentos variam entre empresas e departamentos, mas geralmente seguem um padrão semelhante:
- Depois de receber a fatura do fornecedor, a equipe de contas a pagar executa uma jogo de três vias comparando as informações do pedido de compra com as do relatório de recebimento e da fatura do fornecedor, para garantir que as informações sejam consistentes.
- Se as contas a pagar puderem verificar se as mercadorias na fatura do fornecedor foram solicitadas e recebidas pela empresa, a fatura é aprovada para processamento de pagamento. Isso é feito através de um comprovante, assinatura ou carimbo.
- Se houver discrepâncias - se a quantidade recebida não corresponder à quantidade pedida e faturada, por exemplo, ou se o produto não estiver exatamente como solicitado - as contas a receber tentarão rastrear a origem do problema seguindo conforme necessário com o departamento de recebimento, o fornecedor ou o usuário final que fez o pedido.
- Em grandes empresas, o pagamento efetivo é processado pelo departamento de tesouraria. Contudo, contas a pagar é responsável pela emissão de pagamentos na maioria das pequenas empresas. Após o recebimento de uma fatura, as contas a pagar enviam a documentação comprovada junto com um cheque para um assinante de cheques da empresa.
- Depois que o signatário do cheque aprova e assina, as contas a pagar remetem o cheque e marca a fatura como paga no sistema contábil.
Funções de contas a pagar de ciclo completo
Descrições de cargos de contas a pagar também são rotuladas como "ciclo completo". Isso significa que o empregado de contas a pagar é responsável por cada parte do processo de pagamento, em vez de se especializar em uma ou mais áreas específicas. As responsabilidades potenciais podem incluir correspondência tripla, revisão de relatórios de despesas quanto à precisão, aplicação de descontos de pagamento e emissão de pagamentos aos fornecedores.
Quando essas posições são anunciadas, o departamento de RH ou o gerente responsável pela contratação geralmente tentam construir perguntas de entrevista de contas a pagar que avaliem com precisão a familiaridade de um candidato com todo o processo e identifiquem quaisquer pontos fracos ou áreas de inexperiência.
